Organisationsentwicklung für Bau-, Handwerks- und TGA-Unternehmen: Struktur, Rollen, Führung, Prozesse
Wenn zu viel an der Geschäftsführung hängt, ordnet unsere Unternehmensberatung mit Ihnen Organigramm, Rollen und Entscheidungswege von der Kalkulation bis zur Bauleitung. Unser Consulting endet mit Zielorganigramm, Rollenprofilen, Besprechungsstruktur und einem Einführungsplan für 90 Tage.
Fester Leistungsumfang und Tageskontingent je Paket, Reisekosten im Tagessatz enthalten. Die Geschäftsführer arbeiten selbst im Mandat. Rhein-Main, Bergstraße, Rhein-Neckar.
Kurz beantwortet
Organisationsentwicklung im Bau- und Handwerksunternehmen legt Rollen, Befugnisse, Schnittstellen und Besprechungen so fest, dass Angebote, Projekte und Abrechnung ohne ständige Rückfrage bei der Geschäftsführung laufen. Unser Consulting richtet sich an Bau-, Handwerks- und TGA-Unternehmen nach Wachstum, vor einer Nachfolge oder ohne zweite Führungsebene, außerdem an Bauträger. Am Ende liegen Zielorganigramm, Rollenprofile, Kompetenzmatrix, Besprechungsstruktur mit Agenden und ein Einführungsplan für 90 Tage vor. Jedes Paket hat einen festen Leistungsumfang und ein Tageskontingent zu einem vereinbarten Tagessatz, Reisekosten inklusive. Arbeitsverträge und Mitbestimmung klärt ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Wann Organisationsentwicklung ansteht
Organisationsthemen zeigen sich im Bau- und Handwerksunternehmen im Alltag, selten im Organigramm. Typische Sätze aus Geschäftsführung und Gesellschafterkreis:
- Jede Materialbestellung, jeder Nachtrag und jede Reklamation landet bei mir.
- Unsere Projektleiter tragen Verantwortung, entscheiden aber nichts ohne Rücksprache.
- Zwischen Kalkulation und Bauleitung gehen Informationen verloren, auf der Baustelle wird anders gebaut als kalkuliert.
- Wir sind schnell gewachsen, das Organigramm stammt aus der Zeit mit halb so vielen Leuten.
- Die Übergabe an die nächste Generation steht an, und das Wissen sitzt in zwei Köpfen.
- Büro, Bauleitung und Montage erfassen dieselben Daten doppelt, in Excel, in der Branchensoftware und auf Papier.
Bauträger kennen dieselben Fragen zwischen Vertrieb, Technik und Kundenbetreuung. Liegt die Ursache womöglich in Kalkulation oder Auftragsmix, klärt das zuerst das Paket Unternehmensdiagnose.
Was Sie am Ende in der Hand haben
- Ist-Bild der Organisation mit Rollen, Entscheidungswegen und Schnittstellen vom Angebot bis zur Schlussrechnung.
- Zielorganigramm mit Berichtswegen, Stellvertretungen und den Stabsstellen, die Gesetz oder Betriebsgröße verlangen.
- Rollenprofile für Geschäftsführung, kaufmännische Leitung, Kalkulation, Arbeitsvorbereitung, Projekt- und Bauleitung.
- Kompetenzmatrix mit Entscheidungs- und Freigabegrenzen für Angebote, Bestellungen, Nachunternehmer und Nachträge.
- Besprechungs- und Berichtsstruktur mit Rhythmus, Teilnehmenden und Agenda je Format.
- Übergabestandard von der Kalkulation an Arbeitsvorbereitung und Bauleitung.
- Einführungsplan für 90 Tage, beim Paket Prozesse und KI zusätzlich Soll-Prozess und bewertete Anwendungsfälle.
Consulting-Pakete für Organisation, Führung und Prozesse
Unsere Consulting-Leistungen bieten wir in Paketen an. Jedes Paket hat einen festen Leistungsumfang, benannte Ergebnisse und ein festes Kontingent an Beratertagen zu einem vereinbarten Tagessatz. Anfahrt, Übernachtung und Spesen sind im Tagessatz enthalten, es kommen keine Reisekosten hinzu. Kontingent, Tagessatz und Paketpreis stehen im schriftlichen Angebot, das Sie nach dem Erstgespräch erhalten. Ein Auftrag entsteht erst, wenn Sie das Angebot annehmen. Zusätzliche Tage vereinbaren wir nur nach Ihrer schriftlichen Freigabe.
Das Erstgespräch ist unverbindlich; Kosten entstehen erst mit Annahme des Angebots. Dauer und Termine werden im Angebot festgelegt. Das Paket Organisation und Führungsstruktur dauert in der Regel sechs bis zwölf Wochen.
| Paket | Ausgangslage | Leistungsumfang | Ergebnis | Preis |
|---|---|---|---|---|
| Unternehmensdiagnose (Einstieg) | Das Ergebnis schwankt, unklar ist, ob Organisation, Kalkulation oder Auftragsmix die Ursache sind | BWA und Jahresabschlüsse, Stichprobe abgeschlossener Projekte, Gespräche mit Schlüsselpersonen, Durchgang vom Angebot bis zur Schlussrechnung | Diagnosebericht, priorisierte Maßnahmenliste, Kennzahlenblatt, Empfehlung zum nächsten Schritt | Tageskontingent zum Tagessatz, Reisekosten inklusive, im schriftlichen Angebot |
| Organisation und Führungsstruktur | Zu viel hängt an der Geschäftsführung, keine zweite Führungsebene, Projektleiter mit unklaren Befugnissen, Reibung zwischen Büro, Bauleitung und Montage | Ist-Aufnahme von Rollen, Entscheidungswegen und Schnittstellen, Zielorganigramm, Rollenprofile, Freigaberegeln, Führungsrhythmus, Übergabe Kalkulation an Bauleitung | Zielorganigramm, Rollenprofile, Kompetenzmatrix, Besprechungsstruktur mit Agenden, Einführungsplan für 90 Tage | Tageskontingent zum Tagessatz, Reisekosten inklusive, im schriftlichen Angebot |
| Prozesse und KI im Projektgeschäft | Doppelerfassung zwischen Excel, Branchensoftware und Papier; Bautagebuch, Aufmaß, Berichte und Nachtragsunterlagen binden Bauleitung und Büro | Aufnahme eines Kernprozesses, zum Beispiel Aufmaß bis Rechnung, Systemlandschaft, drei bis fünf bewertete Anwendungsfälle, Pilot mit vorhandenen Werkzeugen, Schulung | Soll-Prozess, bewertete Anwendungsfälle, Pilotdokumentation, Lastenheft bei Softwarekauf, Entwurf interner Nutzungsregeln für KI | Tageskontingent zum Tagessatz, Reisekosten inklusive, im schriftlichen Angebot |
| Umsetzungsbegleitung (Anschluss) | Die neue Struktur ist beschlossen, im Tagesgeschäft fällt der Betrieb in alte Wege zurück | Feste Termine je Quartal, Teilnahme an ausgewählten Besprechungen, Nachsteuerung von Rollen und Grenzen | Statusbericht je Termin, fortgeschriebener Einführungsplan | Kontingent an Beratertagen, über einen vereinbarten Zeitraum abgerufen, Reisekosten inklusive, im schriftlichen Angebot |
Ein Folgepaket ist keine Pflicht. Diagnose und Folgepakete führen dieselben Personen durch. Alle Pakete im Überblick zeigt die Seite Consulting-Pakete. Welches Paket zu Ihrer Lage passt, ermitteln Sie im Consulting-Check in acht Fragen.
Ablauf des Organisationspakets
- Erstgespräch und Angebot. Sie schildern, wo es hakt und was sich ändern soll. Wir schlagen den Zuschnitt vor und senden ein schriftliches Angebot.
- Unterlagen. Sie liefern Organigramm, vorhandene Stellenbeschreibungen, eine Personalliste, gern anonymisiert, und vorhandene Prozessbeschreibungen. Wir liefern einen Gesprächsplan, damit der Betrieb weiterläuft.
- Ist-Aufnahme. Wir sprechen mit Geschäftsführung und Schlüsselpersonen und gehen ein abgeschlossenes und ein laufendes Projekt vom Angebot bis zur Rechnung durch. Sie stellen die Gesprächspartner frei.
- Zielbild. Wir legen Zielorganigramm, Rollenprofile und Kompetenzmatrix im Entwurf vor. Sie entscheiden über Besetzung, Grenzen und Zeitpunkt.
- Einführung. Die Besprechungsstruktur startet, der Übergabestandard läuft am nächsten Auftrag. Wo ein Betriebsrat besteht, planen wir dessen Beteiligung und die arbeitsrechtliche Prüfung vor diesen Schritt ein.
- Abschluss. Nach dem ersten Monatszyklus prüfen wir mit Ihnen, was greift und was nachgesteuert werden muss. Auf Wunsch folgt die Umsetzungsbegleitung.
Rollen- und Verantwortungsmatrix
Das Organigramm zeigt, wer wem berichtet, die Matrix, wer was entscheidet. Rückfragen entstehen dort, wo eine Stelle zuständig ist, aber nicht entscheiden darf. Die Tabelle ist ein Beispiel aus unserer Arbeitsweise für ein Bauunternehmen mittlerer Größe, keine Norm.
E entscheidet, V verantwortet die Durchführung, M wirkt mit, I wird informiert. Die Freigabegrenzen legen wir je Betrieb in Euro und nach Risiko fest.
| Aufgabe | Geschäftsführung | Kaufmännische Leitung | Kalkulation | Arbeitsvorbereitung | Bauleitung | Polier, Obermonteur |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Anfrage bewerten, Angebot freigeben | E über Grenze | I | V | M | M | |
| Kalkulation erstellen | V | M | M | |||
| Auftrag an die Bauleitung übergeben | I | V | M | M | I | |
| Termine, Material, Personal planen | I | V | M | M | ||
| Nachunternehmer beauftragen | E über Grenze | M | M | V | M | |
| Material innerhalb der Freigabegrenze bestellen | V | E | M | |||
| Nachtrag anmelden und anbieten | E über Grenze | M | V | M | ||
| Leistungsstand und Abschlagsrechnung | I | M | V | M | ||
| Abnahme und Mängelliste | I | V | M | |||
| Schlussrechnung und Forderung | I | V | M | |||
| Nachkalkulation | I | M | V | M |
In kleineren Betrieben liegen Kalkulation und Arbeitsvorbereitung oft in einer Hand, in der TGA übernimmt der Obermonteur häufig Aufgaben der Bauleitung. Typische Organigramme nach Betriebsgröße, Rollen und Fehler beschreibt der Ratgeber Organigramm im Bauunternehmen.
Arbeitsschutz in der Linie: Der Arbeitgeber kann zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich beauftragen, ihm obliegende Aufgaben in eigener Verantwortung wahrzunehmen (§ 13 Abs. 2 ArbSchG). Wer das Bauleitern und Polieren überträgt, regelt es in Rollenprofil und Beauftragung übereinstimmend.
Zweite Führungsebene: Rollen, Grenzen, Vollmachten
Eine zweite Führungsebene entsteht, wenn eine Person für einen Bereich entscheidet, dessen Zahlen kennt und regelmäßig berichtet. Im Bau- und Handwerksunternehmen sind das meist Projekt- oder Oberbauleitung, Leitung der Kalkulation und kaufmännische Leitung.
- Rolle beschreiben: Ziel, Aufgaben, Entscheidungsgrenzen, Vertretung und Berichtsweg in einem Rollenprofil.
- Grenzen schriftlich festlegen: Bestellungen, Nachunternehmer, Nachträge und Personaleinsatz bis zu einer festgelegten Grenze ohne Rücksprache.
- Zahlen zugänglich machen: Budget, Kosten und Prognose der eigenen Projekte, ohne Umweg über die Geschäftsführung.
- Berichten statt Zurufen: fester Termin im Monatsgespräch, Abweichungen über einem Schwellenwert sofort.
- Schrittweise erweitern: zuerst ein Bereich, nach dem ersten Monatszyklus der nächste.
Vollmachten: Soll eine Führungskraft das Unternehmen nach außen vertreten, kommt bei Kaufleuten wie der GmbH eine Prokura in Betracht. Sie ermächtigt zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt (§ 49 Abs. 1 HGB). Eine Beschränkung ihres Umfangs ist Dritten gegenüber unwirksam (§ 50 Abs. 1 HGB), interne Grenzen gehören deshalb ins Rollenprofil. Erteilung und Anmeldung zum Handelsregister (§ 53 HGB) begleiten Rechtsanwalt oder Notar.
Wie Inhaber im Handwerk diesen Schritt vorbereiten, beschreibt der Ratgeber Zweite Führungsebene im Handwerk aufbauen.
Besprechungs- und Berichtswesen
Feste Termine ersetzen Zurufe. Jedes Format hat Rhythmus, Teilnehmerkreis, Agenda und ein schriftliches Ergebnis. Die Tabelle zeigt eine Grundstruktur, die wir je Betrieb anpassen.
| Format | Rhythmus | Teilnehmende | Inhalt | Ergebnis |
|---|---|---|---|---|
| Übergabegespräch | je Auftrag vor Arbeitsbeginn | Kalkulation, Arbeitsvorbereitung, Bauleitung | Kalkulationsansätze, Risiken, Termine, offene Punkte aus der Vergabe | Übergabeprotokoll |
| Wochenrunde Bauleitung | wöchentlich | Bauleitung, Arbeitsvorbereitung, bei Bedarf Einkauf | Personal und Gerät für die nächste Woche, Behinderungen, Material | Einsatzplan, Aufgabenliste |
| Projektgespräch | monatlich je laufendem Projekt | Bauleitung, Kalkulation, kaufmännische Leitung | Leistungsstand, Kosten, Prognose zum Projektende, Nachträge | Prognose und Maßnahmen |
| Monatsgespräch Geschäftsführung | monatlich | Geschäftsführung und zweite Führungsebene | Kennzahlen, Liquidität, Auftragsbestand, Angebote | Entscheidungsliste |
| Gesellschafterbericht | quartalsweise | Geschäftsführung, Gesellschafter | Ergebnis, Liquidität, Auftragsbestand, Abweichungen vom Plan | Bericht und Beschlüsse |
Welche Kennzahlen in das Monatsgespräch gehören, zeigt der Ratgeber Kennzahlen für Bauunternehmen. Prognose zum Projektende und Leistungsstand liefert ein Projektcontrolling für Bauunternehmen und Handwerk.
Übergabe von der Kalkulation an die Bauleitung
An dieser Schnittstelle gehen oft Marge und Termine verloren. Die Kalkulation kennt Ansätze und Risiken, die Bauleitung sieht nur Leistungsverzeichnis und Preis. Ein Übergabestandard legt fest, was vor Arbeitsbeginn übergeben wird:
- Kalkulierte Stunden, Material, Geräte und Nachunternehmer je Leistungsbereich
- Annahmen zu Bauablauf, Mengen und Vorleistungen anderer Gewerke
- Erkannte Lücken im Leistungsverzeichnis und mögliche Nachträge
- Vertragliche Termine, Vertragsstrafen, Sicherheiten und Zahlungsplan
- Verantwortliche und Termin für die Nachkalkulation
Den Ablauf im Einzelnen beschreibt der Ratgeber Projektübergabe von der Kalkulation an die Bauleitung. Wie die Arbeitsvorbereitung daran anschließt, zeigt die Seite Arbeitsvorbereitung im Bau und Handwerk.
Stellenbeschreibungen und Rollenprofile
Ein Rollenprofil beschreibt eine Stelle so, dass eine neue Person sie ohne ständige Rückfrage ausfüllen kann. Wir verwenden für Schlüsselrollen eine Seite je Rolle mit diesen Inhalten:
- Ziel der Stelle in einem Satz
- Aufgaben mit Bezug auf die Verantwortungsmatrix
- Entscheidungs- und Freigabegrenzen
- Vertretung bei Urlaub und Krankheit
- Berichtsweg und Termine
- Kennzahlen, an denen die Stelle gemessen wird
Arbeitsrechtlicher Hinweis: Ein Rollenprofil ist ein Organisationsinstrument. Die Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen enthält eine kurze Beschreibung der Tätigkeit (§ 2 Abs. 1 NachwG), das Weisungsrecht des Arbeitgebers regelt § 106 GewO. Ob eine neue Rolle per Weisung übertragen werden kann oder eine Vertragsänderung braucht, klärt ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Prozesse und KI im Projektgeschäft
Ist die Rollenverteilung geklärt, lohnt der Blick auf die Abläufe. Bautagebuch, Aufmaß, Berichte, Leistungsmeldungen und Nachtragsunterlagen binden in vielen Betrieben einen großen Teil der Zeit von Bauleitung und Büro. Das Paket Prozesse und KI im Projektgeschäft nimmt einen Kernprozess auf, zum Beispiel vom Aufmaß bis zur Rechnung. Es bewertet drei bis fünf Anwendungsfälle nach Nutzen, Aufwand und Datenrisiko.
Die Reihenfolge ist fest: erst Prozess und Verantwortung, dann Kennzahl, dann Werkzeug. Muss Software gekauft werden, entsteht ein anbieterneutrales Lastenheft. Interne Nutzungsregeln für KI entwerfen wir zur Prüfung durch Ihren Datenschutzbeauftragten. Mehr dazu auf der Seite KI und Prozessautomatisierung für Bauunternehmen.
Arbeitsrecht und Mitbestimmung: Hinweis
Organisationsänderungen berühren Arbeitsverträge und, wo ein Betriebsrat besteht, dessen Rechte. Wir beraten dazu nicht rechtlich. Häufig berührt sind:
- § 90 BetrVG: Der Arbeitgeber unterrichtet den Betriebsrat über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz. Die vorgesehenen Maßnahmen berät er mit dem Betriebsrat so rechtzeitig, dass dessen Vorschläge und Bedenken bei der Planung berücksichtigt werden können.
- § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Mitbestimmung bei Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.
- § 111 BetrVG: In Unternehmen mit in der Regel mehr als zwanzig wahlberechtigten Arbeitnehmern Unterrichtung und Beratung bei geplanten Betriebsänderungen. Dazu zählen grundlegende Änderungen der Betriebsorganisation und die Einführung grundlegend neuer Arbeitsmethoden.
Ob Ihr Vorhaben darunter fällt und was daraus folgt, bewertet ein Fachanwalt für Arbeitsrecht. Wir legen die Termine so, dass diese Prüfung vor der Einführung abgeschlossen ist.
Verbindlichkeit der genannten Regeln
- Gesetz: BetrVG (§§ 87, 90, 111), NachwG (§ 2), GewO (§ 106), ArbSchG (§ 13), HGB (§§ 49, 50, 53).
- Gute Praxis: Organigramm, Verantwortungsmatrix und Stellenbeschreibung als übliche Instrumente der Aufbauorganisation, ohne vorgeschriebene Form.
- Unsere Arbeitsweise: Rollenprofil auf einer Seite, Besprechungsstruktur, Übergabestandard, Einführung in 90 Tagen.
Was wir nicht übernehmen
Rechts- und Steuerberatung leisten wir nicht. Wo diese Fragen auftreten, arbeiten wir mit Ihrer Rechtsanwaltskanzlei, Ihrer Steuerberatung oder Ihrem Datenschutzbeauftragten zusammen.
- Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Betriebsvereinbarungen und Beteiligung des Betriebsrats: Fachanwalt für Arbeitsrecht.
- Vergütungs- und Bonussysteme in ihrer rechtlichen und steuerlichen Ausgestaltung: Fachanwalt für Arbeitsrecht und Steuerberatung.
- Prokura und Handelsregister: Rechtsanwalt oder Notar.
- Datenschutz- und KI-rechtliche Prüfung: Datenschutzbeauftragter oder Rechtsanwalt.
- Softwareentwicklung, IT-Sicherheitsprüfung und Lizenzen: Softwareanbieter und IT-Dienstleister.
- Personalvermittlung und psychologisches Coaching: bieten wir nicht an.
Wer Sie betreut
Moritz Schneider Geschäftsführer, Bauingenieur (M.Eng., Hochschule Darmstadt), Baurecht und Baumanagement (M.A., Leuphana Universität Lüneburg), Promotion an der HHL Leipzig läuft
Christoph Theißing Geschäftsführer, Bauingenieur (B.Eng.), Immobilienwirtschaft (M.Sc., EBS Universität), MBA Finance und Strategy (Korea University)
Qualifikation Im Consulting verbinden wir Bauingenieurwesen, Baurecht, Immobilienwirtschaft und Betriebswirtschaft. Wir kennen Kalkulation, Bauleitung und Abrechnung aus dem Projektgeschäft und werten BWA, Projektlisten und Planrechnungen selbst aus.
Erfahrung aus der Begleitung von Hallenbau, Hochbau, Sanierung und Neubau, Geschosswohnungsbau und Wohnen, Logistik, Rechenzentren und Data Center, Glasfaserausbau (FTTH)
Arbeitsweise In einem Projekt oder einer Transaktion arbeiten wir nur für eine Seite. Die Geschäftsführung verantwortet jedes Mandat selbst und arbeitet gemeinsam mit unserem Team darin. Leistungsumfang, Tageskontingent und Paketpreis stehen vor Beginn in einem schriftlichen Angebot.
Fragen und Antworten zur Organisationsentwicklung
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 87 BetrVG, Mitbestimmungsrechte Quelle
- § 90 BetrVG, Unterrichtungs- und Beratungsrechte Quelle
- § 111 BetrVG, Betriebsänderungen Quelle
- § 2 NachwG, Nachweispflicht Quelle
- § 106 GewO, Weisungsrecht des Arbeitgebers Quelle
- § 13 ArbSchG, Verantwortliche Personen Quelle
- §§ 49, 50 und 53 HGB, Prokura Quelle
Abgerufen und geprüft am 4. November 2026. Die Angaben ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Organisation und Führungsstruktur: Erstgespräch anfragen
Schildern Sie kurz, wo Entscheidungen hängen bleiben und wie Ihr Betrieb heute aufgestellt ist. Wir sagen Ihnen im Erstgespräch, welches Paket passt. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit Leistungsumfang, Tageskontingent und Paketpreis. Ein Auftrag entsteht erst, wenn Sie es annehmen.
- Persönlich mit der Geschäftsführung
- Vertrauliche Behandlung, auf Wunsch mit Vertraulichkeitsvereinbarung
- Festes Tageskontingent je Paket, Anfahrt, Übernachtung und Spesen inklusive
Lieber direkt sprechen: +49 178 604 1571 oder info@schneidertheissing.de
Noch unsicher, welches Paket passt? Consulting-Check in acht Fragen oder alle Pakete ansehen.
Stand: . Die Geschäftsführung verantwortet jedes Mandat selbst.