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Organigramm im Bauunternehmen und Handwerksbetrieb: Aufbau, Rollen, Beispiele nach Größe

4. November 2026 15 Min. Lesezeit Fachlich geprüft: 4. November 2026
Zusammenfassung

Ein Organigramm zeigt, welche Stellen es im Unternehmen gibt, wer wem berichtet und welche Stellen beratend neben der Linie stehen. Eine gesetzliche Vorgabe zu Form und Inhalt gibt es für Bau- und Handwerksbetriebe nicht. Einige Rollen ergeben sich aber aus Gesetzen, etwa die Geschäftsführung der GmbH, der Betriebsleiter im zulassungspflichtigen Handwerk, Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt sowie der Datenschutzbeauftragte. Die Beispiele nach Betriebsgröße in diesem Beitrag sind gute Praxis, keine Norm.

Dieser Beitrag richtet sich an Inhaber, Geschäftsführer und Gesellschafter von Bau-, Handwerks- und TGA-Betrieben, die ihre Organisation ordnen wollen. Er trennt, was Gesetze vorgeben, was gute Praxis ist und was unsere Arbeitsweise ist. Wer die Organisation mit externer Begleitung neu aufstellen will, findet das Vorgehen auf der Seite Organisationsentwicklung für Bau, Handwerk und TGA.

Was ein Organigramm im Bauunternehmen zeigt

Ein Organigramm stellt die Aufbauorganisation dar: welche Stellen es gibt, wer wem berichtet und welche Stellen beratend neben der Linie stehen. Wer im Projekt wann was tut, beschreibt die Ablauforganisation. Beides gehört zusammen. Ein Organigramm ohne Regeln für Entscheidungen zeigt Zuständigkeiten, beantwortet aber nicht, wer freigeben darf.

Für Bauunternehmen und Handwerksbetriebe schreibt kein Gesetz Form oder Inhalt eines Organigramms vor. Was hier als typisch beschrieben wird, ist gute Praxis, keine Norm. Drei Grundformen lassen sich unterscheiden:

GrundformAufbauTypisch fürSchwachstelle
FunktionalStellen nach Funktion: Kalkulation, Arbeitsvorbereitung, Bauleitung, Einkauf, BüroBetriebe mit einem Gewerk und einer RegionÜbergaben zwischen den Funktionen, niemand verantwortet das Projekt als Ganzes
Nach SpartenBereiche je Gewerk, Bauaufgabe oder Region mit eigener Bauleitung und teils eigener KalkulationMehrere Gewerke, Neubau und Service, mehrere StandorteDoppelte Funktionen, unterschiedliche Kalkulationsstandards je Bereich
ProjektorientiertProjektleitung steuert ein Projekt über Funktionsgrenzen, die Funktionen liefern zuGeneralunternehmer, GroßprojekteZwei Vorgesetzte, wenn fachliche und disziplinarische Linie nicht geregelt sind

Häufig ist eine Mischform: Kalkulation, Einkauf und kaufmännische Seite funktional organisiert, auf der Baustelle projektorientiert. Wichtig ist dann, dass für jede Stelle eine fachliche und eine disziplinarische Linie feststehen.

Rollen mit gesetzlicher Grundlage

Einige Rollen ergeben sich aus Gesetzen. Sie gehören sichtbar ins Organigramm, weil an ihnen Vertretung, Haftung oder Eintragungen hängen. Die Tabelle ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.

RolleRechtsgrundlageBedeutung für das Organigramm
Geschäftsführung der GmbHVertritt die Gesellschaft gerichtlich und außergerichtlich (§ 35 Abs. 1 GmbHG); mehrere Geschäftsführer nur gemeinschaftlich, wenn der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt (§ 35 Abs. 2 GmbHG)Vertretungsregel und Ressortverteilung sichtbar machen
ProkuraErmächtigt zu allen Geschäften, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt (§ 49 Abs. 1 HGB); Beschränkung Dritten gegenüber unwirksam (§ 50 Abs. 1 HGB); Anmeldung zum Handelsregister (§ 53 Abs. 1 HGB)Interne Grenzen im Rollenprofil festhalten, weil sie nach außen nicht wirken
HandlungsvollmachtVollmacht für die Geschäfte, die ein solcher Betrieb oder eine bestimmte Art von Geschäften gewöhnlich mit sich bringt (§ 54 Abs. 1 HGB)Bestell- und Vergabevollmachten für Einkauf, Arbeitsvorbereitung und Bauleitung
Betriebsleiter im zulassungspflichtigen HandwerkEintragung in die Handwerksrolle, wenn der Betriebsleiter die Eintragungsvoraussetzungen erfüllt (§ 7 Abs. 1 HwO)Als eigene Rolle ausweisen, wenn die Geschäftsführung die Voraussetzungen nicht selbst erfüllt
Verantwortliche im ArbeitsschutzNeben dem Arbeitgeber auch Personen, die mit der Leitung eines Unternehmens oder Betriebes beauftragt sind (§ 13 Abs. 1 Nr. 4 ArbSchG); schriftliche Beauftragung fachkundiger Personen (§ 13 Abs. 2 ArbSchG)Übertragene Pflichten von Bauleitung und Polieren im Rollenprofil und in der Beauftragung gleich beschreiben
Betriebsarzt und Fachkraft für ArbeitssicherheitDer Arbeitgeber hat sie nach Maßgabe des Gesetzes zu bestellen (§ 1 ASiG)Stabsstelle, intern besetzt oder über einen externen Dienst
DatenschutzbeauftragterBenennung, soweit in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, und in weiteren Fällen (§ 38 Abs. 1 BDSG)Stabsstelle, intern oder extern
Bauleitung nach LandesbauordnungWacht darüber, dass das einzelne Bauvorhaben den öffentlich-rechtlichen Anforderungen entsprechend ausgeführt wird (in Hessen § 59 Abs. 1 HBO)Bezieht sich auf das Bauvorhaben, nicht auf die Stelle Bauleiter im Organigramm

Die Bauleitung nach Landesbauordnung bezieht sich auf das einzelne Bauvorhaben. Sie ist von der Stellenbezeichnung Bauleiter im eigenen Unternehmen zu unterscheiden. Ob eine Person beide Aufgaben wahrnimmt, ergibt sich aus dem Vorhaben und der Bestellung, nicht aus dem Organigramm.

Typische Organigramme nach Betriebsgröße

Die folgenden Aufbauten sind Orientierungen, keine Vorgaben. Die Größenklassen beziehen sich auf die Zahl der Mitarbeitenden, die Grenzen sind fließend.

GrößeTypische EbenenTypischer EngpassNächster Schritt
bis 10Inhaber, Vorarbeiter, Büro in TeilzeitAlles läuft über eine PersonVertretung benennen, einfache Übergabe vom Angebot zur Baustelle
11 bis 50Geschäftsführung, Kalkulation und Arbeitsvorbereitung, Bauleitung, Poliere oder Obermonteure, kaufmännisches BüroBauleiter ohne Entscheidungsrahmen, Kalkulation als NadelöhrZweite Führungsebene mit schriftlichen Grenzen, Monatsgespräch mit Kennzahlen
51 bis 250Technische und kaufmännische Geschäftsführung, Bereichsleitungen, eigene Kalkulation, Arbeitsvorbereitung, Einkauf, Controlling, StabsstellenUnterschiedliche Standards je Bereich, Reporting ohne ProjektbezugEinheitliche Kalkulations- und Berichtsstandards, Verantwortungsmatrix je Bereich

Bis etwa 10 Mitarbeitende

Der Inhaber kalkuliert, kauft ein, leitet die Baustellen und führt die Kunden. Ein Vorarbeiter vertritt ihn auf der Baustelle, ein Büro in Teilzeit übernimmt Rechnungen und Lohnvorbereitung. Steuerberatung, Arbeitssicherheit und Betriebsarzt kommen von außen.

11 bis 50 Mitarbeitende

In dieser Größe entsteht die zweite Führungsebene oder es entsteht ein Stau. Typisch sind eine Geschäftsführung, eine Stelle für Kalkulation und Arbeitsvorbereitung, zwei bis vier Bauleiter oder Projektleiter, Poliere, Vorarbeiter oder Obermonteure und ein kaufmännisches Büro. Spätestens hier lohnt eine Oberbauleitung oder kaufmännische Leitung mit eigenem Entscheidungsrahmen. Ob ein Datenschutzbeauftragter benannt werden muss, ergibt sich aus § 38 Abs. 1 BDSG.

51 bis 250 Mitarbeitende

Die Geschäftsführung teilt sich häufig in einen technischen und einen kaufmännischen Bereich. Darunter stehen Bereichsleitungen je Sparte, Gewerk oder Region. Kalkulation, Arbeitsvorbereitung und Einkauf sind eigene Stellen, die kaufmännische Leitung umfasst Controlling, Personal und Buchhaltung. Arbeitssicherheit, Qualität, Datenschutz und IT stehen als Stabsstellen neben der Linie.

Besonderheiten in TGA, Handwerk mit Service und beim Generalunternehmer

In SHK-, Elektro- und Lüftungsbetrieben steht neben der Montage oft ein eigener Bereich für Kundendienst und Wartung mit Disposition. Der Obermonteur übernimmt auf kleineren Baustellen Aufgaben der Bauleitung. Beim Generalunternehmer wird die Vergabe und Steuerung von Nachunternehmern zur Kernfunktion. Sie braucht eine eigene Stelle oder einen klaren Platz in der Projektleitung, siehe Subunternehmersteuerung im Bauprojekt.

Rollen und Zuständigkeiten im Überblick

Die Tabelle beschreibt als Beispiel eine übliche Verteilung in einem Bauunternehmen mittlerer Größe. Rollen können zusammenfallen. Entscheidend ist, dass jede Aufgabe genau eine verantwortliche Stelle hat.

RolleKernaufgabeEntscheidet typischerweise selbstBerichtet an
GeschäftsführungAusrichtung, Angebote über der Grenze, Personal, FinanzierungAuftragsannahme über der Grenze, Einstellungen, InvestitionenGesellschafter
Kaufmännische LeitungRechnungswesen, Forderungen, Liquidität, Controlling, PersonalverwaltungZahlungsläufe und Mahnwesen im festgelegten RahmenGeschäftsführung
KalkulationAngebote, Nachtragspreise, NachkalkulationAnsätze innerhalb der KalkulationsrichtlinieGeschäftsführung oder technische Leitung
ArbeitsvorbereitungTermine, Material, Gerät, Nachunternehmer, Personaleinsatz vor ArbeitsbeginnBestellungen innerhalb der FreigabegrenzeProjektleitung oder technische Leitung
Projektleitung, OberbauleitungMehrere Projekte, Führung der Bauleiter, Ergebnis je ProjektNachunternehmer und Nachträge bis zur GrenzeGeschäftsführung
BauleitungAusführung, Qualität, Termine, Aufmaß, Nachträge anmelden, AbnahmeEinsatz vor Ort, Material innerhalb der GrenzeProjektleitung
Polier, Vorarbeiter, ObermonteurKolonne, tägliche Arbeitsfolge, BautagebuchArbeitsfolge auf der BaustelleBauleitung
EinkaufRahmenverträge, Preisvergleiche, LieferantenBestellungen im vereinbarten RahmenKaufmännische Leitung oder Geschäftsführung
Büro und AbrechnungRechnungen, Ablage, LohnvorbereitungAblauf innerhalb der ArbeitsanweisungenKaufmännische Leitung

Welche Stelle bei welcher Aufgabe entscheidet, mitwirkt oder informiert wird, legt eine Verantwortungsmatrix fest. Ein Beispiel mit elf Aufgaben und sechs Rollen zeigt die Seite Organisationsentwicklung im Abschnitt Rollen- und Verantwortungsmatrix.

Projektleitung und Bauleitung

Die Begriffe werden je Unternehmen unterschiedlich verwendet. Häufig verantwortet die Projektleitung Vertrag, Termine und Ergebnis eines oder mehrerer Projekte. Die Bauleitung verantwortet die Ausführung vor Ort: Qualität, Ablauf, Aufmaß, Anmeldung von Nachträgen und Abnahme. In kleineren Betrieben ist beides eine Person.

Unklar wird es, wenn die Bauleitung Nachträge anmelden soll, die Preise aber die Kalkulation macht und die Freigabe bei der Geschäftsführung liegt. Dann gehört in die Verantwortungsmatrix, wer anmeldet, wer kalkuliert, wer bis zu welcher Höhe freigibt und in welcher Frist. Wie Annahmen aus dem Angebot auf die Baustelle kommen, beschreibt der Ratgeber Projektübergabe von der Kalkulation an die Bauleitung.

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Führungsspanne und Projektzahl je Bauleiter

Die Führungsspanne ist die Zahl der Personen, die eine Führungskraft direkt führt. Für Bauunternehmen gibt es dafür keine verbindliche Zahl. Bei der Bauleitung kommt eine zweite Größe hinzu, die Zahl der Baustellen, die eine Person gleichzeitig betreut. Beide hängen von denselben Faktoren ab:

Prüfregel aus unserer Arbeitsweise: Ein Bauleiter sollte jede seiner Baustellen mindestens einmal pro Woche sehen und seine direkten Mitarbeiter einzeln sprechen können. Gelingt das nicht, ist die Spanne zu groß oder die Unterstützung durch Arbeitsvorbereitung und Büro zu klein. Für die Geschäftsführung gilt sinngemäß: Wer mehr direkte Berichtslinien hat, als er im Monatsgespräch einzeln besprechen kann, braucht eine zweite Ebene.

Stellenbeschreibung für den Bauleiter

Eine Stellenbeschreibung, oft auch Rollenprofil genannt, beschreibt die Stelle so, dass eine neue Person sie ohne ständige Rückfrage ausfüllen kann. Für Schlüsselrollen reicht meist eine Seite. Für einen Bauleiter enthält sie:

  1. Ziel der Stelle in einem Satz, zum Beispiel die Ausführung der zugeordneten Projekte in Qualität, Termin und Kosten
  2. Aufgaben mit Bezug auf die Verantwortungsmatrix
  3. Entscheidungs- und Freigabegrenzen für Material, Nachunternehmer und Nachträge
  4. Vertretung bei Urlaub und Krankheit
  5. Berichtsweg und Termine, etwa Wochenrunde und monatliches Projektgespräch
  6. Kennzahlen, etwa Abweichung der Kosten von der Kalkulation, gestellte Nachträge und Termintreue
  7. Übertragene Pflichten im Arbeitsschutz, schriftlich nach § 13 Abs. 2 ArbSchG

Arbeitsrechtlicher Hinweis: Die Stellenbeschreibung ist ein Organisationsinstrument. Die Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen muss eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der Tätigkeit enthalten (§ 2 Abs. 1 NachwG). Inhalt, Ort und Zeit der Arbeit kann der Arbeitgeber nach billigem Ermessen näher bestimmen, soweit Vertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag oder Gesetz nichts festlegen (§ 106 GewO). Ob eine geänderte Stelle eine Vertragsänderung braucht und ob ein Betriebsrat zu beteiligen ist, klärt ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Typische Fehler im Organigramm

Die meisten Fehler entstehen, weil das Organigramm einmal gezeichnet und danach nicht mehr mit dem Alltag abgeglichen wird:

FehlerFolgeAbhilfe
Namen statt StellenDas Organigramm veraltet bei jedem Wechsel, Doppelrollen bleiben unsichtbarStellen eintragen, Besetzung in einer eigenen Liste führen
Alle berichten direkt an die GeschäftsführungEngpass bei jeder Entscheidung, Rückfragen am AbendBereiche mit zweiter Führungsebene bilden
Zwei Vorgesetzte ohne RegelWidersprüchliche Anweisungen an Bauleitung und KolonneFachliche und disziplinarische Linie getrennt festlegen
Kalkulation und Bauleitung ohne ÜbergabeAuf der Baustelle wird anders gebaut als kalkuliert, Nachträge fallen wegÜbergabegespräch je Auftrag mit Protokoll
Kaufmännische Seite fehltForderungen und Liquidität ohne ZuständigkeitKaufmännische Leitung oder eindeutige Zuordnung
Stabsstellen nur auf dem PapierPflichten aus ASiG und ArbSchG ohne gelebte ZuständigkeitSchriftliche Beauftragung, feste Termine, Bericht an die Geschäftsführung
Prokura ohne interne GrenzenEntscheidungen ohne Abstimmung, Grenzen wirken nach außen nicht (§ 50 Abs. 1 HGB)Grenzen und Berichtspflicht im Rollenprofil
Keine VertretungStillstand bei Urlaub und KrankheitVertretung je Stelle benennen
Organigramm ohne VerantwortungsmatrixZuständigkeit steht fest, Entscheidungsrecht nichtMatrix mit Freigabegrenzen ergänzen

Zweite Führungsebene im Organigramm

Die zweite Führungsebene ist im Organigramm schnell eingezeichnet. Wirksam wird sie erst, wenn die neuen Leitungen entscheiden dürfen, die Zahlen ihres Bereichs sehen und regelmäßig berichten. Im Bau- und Handwerksunternehmen sind das meist Projekt- oder Oberbauleitung, Leitung der Kalkulation und kaufmännische Leitung. Soll eine Führungskraft das Unternehmen nach außen vertreten, kommt eine Prokura oder eine Handlungsvollmacht in Betracht. Interne Grenzen gehören dann ins Rollenprofil.

Wie Inhaber den Schritt vorbereiten, mit Entscheidungsrahmen, Kennzahlen und wöchentlichem Bericht, beschreibt der Ratgeber Zweite Führungsebene im Handwerk aufbauen.

Organigramm erstellen: Vorgehen in sechs Schritten

  1. Ist aufnehmen: alle Stellen und Personen erfassen, auch Doppelrollen und externe Dienste.
  2. Abläufe durchgehen: ein abgeschlossenes Projekt vom Angebot bis zur Schlussrechnung verfolgen und notieren, wer was entschieden hat.
  3. Rollen mit gesetzlicher Grundlage prüfen: Vertretung, Prokura, Betriebsleiter, Arbeitsschutz, Datenschutz.
  4. Zielbild zeichnen: Stellen statt Namen, eine fachliche und eine disziplinarische Linie je Stelle, Stabsstellen neben der Linie.
  5. Verantwortungsmatrix und Rollenprofile ergänzen: wer entscheidet, wer verantwortet, wer wirkt mit, mit Freigabegrenzen.
  6. Einführen und prüfen: Besprechungsrhythmus starten, nach dem ersten Monatszyklus abgleichen, Organigramm bei jeder Änderung fortschreiben.

Unsere Rolle

Wir entwickeln mit Bau-, Handwerks- und TGA-Unternehmen Zielorganigramm, Rollenprofile, Kompetenzmatrix und Besprechungsstruktur. Das geschieht im Paket Organisation und Führungsstruktur, beschrieben auf der Seite Organisationsentwicklung für Bau, Handwerk und TGA. Geht es um die Ausrichtung des ganzen Unternehmens, passt die Strategieberatung für Bau, Handwerk und TGA.

Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen und die Beteiligung eines Betriebsrats gehören zum Fachanwalt für Arbeitsrecht. Prokura und Handelsregister begleiten Rechtsanwalt oder Notar, die Eintragung in die Handwerksrolle die Handwerkskammer. Rechts- und Steuerberatung leisten wir nicht.

Häufige Fragen

Meist steht die Geschäftsführung oben, darunter Kalkulation, Arbeitsvorbereitung, Projekt- oder Bauleitung und kaufmännische Leitung. Poliere oder Vorarbeiter berichten an die Bauleitung. Stabsstellen wie Arbeitssicherheit und Datenschutz stehen neben der Linie. In größeren Betrieben kommen Bereichsleitungen je Sparte oder Region hinzu. Eine verbindliche Form gibt es nicht.

Eine amtliche Vorlage gibt es nicht. Brauchbar ist jede Darstellung, die Stellen statt Namen zeigt, Berichtswege eindeutig macht und Stellvertretungen nennt. Die Beispiele nach Betriebsgröße in diesem Beitrag können Sie als Ausgangspunkt nutzen. Wichtiger als die Grafik ist eine Verantwortungsmatrix, die festlegt, welche Stelle was entscheidet.

Eine feste Zahl gibt es nicht. Es hängt von Projektgröße, Entfernung, Erfahrung der Poliere, Anteil der Nachunternehmer und davon ab, ob Aufmaß und Abrechnung beim Bauleiter liegen. Als Prüfregel verwenden wir: Der Bauleiter sieht jede seiner Baustellen mindestens einmal pro Woche und kann seine direkten Mitarbeiter einzeln sprechen.

Die Begriffe werden je Unternehmen verschieden verwendet. Häufig verantwortet die Projektleitung Vertrag, Termine und Ergebnis eines oder mehrerer Projekte, die Bauleitung die Ausführung vor Ort. Davon zu unterscheiden ist die Bauleitung im Sinne der Landesbauordnung, in Hessen geregelt in § 59 HBO. Welche Rolle was entscheidet, gehört in die Verantwortungsmatrix.

Zwischen Kalkulation und Bauleitung. In kleineren Betrieben liegt sie oft bei der Kalkulation oder beim Bauleiter selbst. In größeren ist sie eine eigene Stelle, die an die Projektleitung oder die technische Geschäftsführung berichtet. Entscheidend ist, dass eine Stelle für Termine, Material, Gerät, Nachunternehmer und Personaleinsatz vor Arbeitsbeginn zuständig ist.

Im zulassungspflichtigen Handwerk wird der Betrieb nur in die Handwerksrolle eingetragen, wenn der Betriebsleiter die Eintragungsvoraussetzungen erfüllt (§ 7 Abs. 1 HwO). Erfüllt die Geschäftsführung diese Voraussetzungen nicht selbst, braucht der Betrieb eine Person, die sie erfüllt. Sie gehört sichtbar ins Organigramm. Einzelheiten und Vertretung klären Sie mit der Handwerkskammer.

Nach § 38 Abs. 1 BDSG, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Unabhängig von dieser Zahl verlangt das Gesetz die Benennung in weiteren Fällen, etwa bei Verarbeitungen, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegen. Der Datenschutzbeauftragte kann intern oder extern sein und steht als Stabsstelle neben der Linie. Die rechtliche Einordnung klärt Ihr Rechtsanwalt.

Ziel der Stelle, Aufgaben mit Bezug auf die Verantwortungsmatrix, Entscheidungs- und Freigabegrenzen, Vertretung, Berichtsweg und Termine sowie die Kennzahlen, an denen die Stelle gemessen wird. Überträgt der Betrieb Arbeitsschutzpflichten, geschieht das schriftlich (§ 13 Abs. 2 ArbSchG). Die arbeitsvertragliche Seite klärt ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.

In der GmbH vertreten die Geschäftsführer die Gesellschaft (§ 35 Abs. 1 GmbHG), mehrere Geschäftsführer ohne andere Regelung nur gemeinschaftlich. Ein Prokurist darf alle Geschäfte vornehmen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt (§ 49 Abs. 1 HGB). Grundstücke veräußern oder belasten darf er nur mit besonderer Befugnis (§ 49 Abs. 2 HGB). Bauleiter oder Einkäufer können eine Handlungsvollmacht erhalten. Interne Grenzen wirken gegenüber Dritten nur, wenn diese sie kannten oder kennen mussten (§ 54 Abs. 3 HGB).

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