Rechnungsprüfung nach VOB/B: Abschlags- und Schlussrechnungen prüfen, bevor bezahlt wird

Warum Baurechnungen eine technische Prüfung brauchen

Eine Abschlagsrechnung nach VOB/B bezieht sich auf erbrachte Leistungen, nachgewiesen durch Aufmaß und Leistungsstand. Eine Schlussrechnung muss nach § 14 VOB/B prüfbar sein: mit Mengenberechnung, Aufmaßblättern, Zeichnungen und Zuordnung zu den Vertragspositionen. Ob Mengen stimmen, Positionen richtig zugeordnet sind und Nachträge berechtigt sind, lässt sich nur mit Baustellenkenntnis und Vertrag beurteilen.

Wir prüfen Rechnungen technisch und kalkulatorisch: Aufmaß gegen Ausführung, Mengen gegen Leistungsverzeichnis, Preise gegen Vertrag und Nachtragsvereinbarungen, Einbehalte und Fristen gegen VOB/B. Das Ergebnis ist ein Prüfvermerk mit Freigabebetrag, Kürzungen und Begründung, den Bauherr, Buchhaltung und Bank verwenden können.

Wer eine Schlussrechnung prüfen lassen will, sollte uns die Unterlagen früh geben, denn die Prüffrist nach § 16 Abs. 3 VOB/B ist kurz. Dasselbe gilt für Abschlagsrechnungen, die nach VOB/B binnen 21 Tagen nach Zugang fällig werden.

Fristen und Regeln der VOB/B, die bei der Prüfung zählen

Die VOB/B setzt Fristen, die der Auftraggeber kennen muss, sonst verliert er Rechte oder gerät in Verzug:

• Abschlagszahlungen (§ 16 Abs. 1 VOB/B): fällig binnen 21 Tagen nach Zugang der prüfbaren Aufstellung, für nachgewiesene vertragsgemäße Leistungen.
• Schlusszahlung (§ 16 Abs. 3 VOB/B): fällig spätestens 30 Tage nach Zugang der prüfbaren Schlussrechnung, bei ausdrücklicher Vereinbarung und sachlicher Rechtfertigung bis zu 60 Tage.
• Schlusszahlungserklärung und Vorbehalt (§ 16 Abs. 3 Nr. 2 bis 5 VOB/B): Die Annahme der Schlusszahlung schließt Nachforderungen aus, wenn der Unternehmer nicht innerhalb von 28 Tagen einen Vorbehalt erklärt und innerhalb weiterer 28 Tage eine prüfbare Rechnung über die vorbehaltenen Forderungen einreicht oder den Vorbehalt eingehend begründet. Die Ausschlusswirkung setzt voraus, dass der Auftraggeber schriftlich über die Schlusszahlung unterrichtet und auf die Ausschlusswirkung hingewiesen hat. Ob die Regelung im konkreten Vertrag wirksam ist, etwa bei nicht als Ganzes vereinbarter VOB/B, klärt Ihr Rechtsanwalt.
• Prüfbarkeit (§ 14 VOB/B): Die Rechnung muss übersichtlich und nach der Reihenfolge der Positionen aufgestellt sein, mit den zum Nachweis erforderlichen Mengenberechnungen, Zeichnungen und Belegen. Eine nicht prüfbare Rechnung wird nicht fällig.
• Schlussrechnungsfrist (§ 14 Abs. 3 VOB/B): spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung bei Vertragsfristen bis drei Monaten, bei längeren Fristen verlängert um je 6 Werktage pro weitere drei Monate.
• Gemeinsames Aufmaß (§ 14 Abs. 2 VOB/B): Leistungen, die bei der Weiterführung schwer feststellbar sind, müssen gemeinsam aufgemessen werden. Bleibt der Auftraggeber dem gemeinsamen Aufmaß fern, muss er die Feststellungen des Unternehmers später substanziiert bestreiten.
• Sicherheiten (§ 17 VOB/B): Einbehalt auf Sperrkonto, Austausch gegen Bürgschaft, Rückgabe nach Ablauf der Fristen. Die Höhe folgt dem Vertrag, üblich sind Vertragserfüllungs- und Gewährleistungssicherheiten in Prozent der Auftragssumme.
• Steuer: Bauabzugsteuer von 15 Prozent nach § 48 EStG, wenn der Unternehmer keine Freistellungsbescheinigung vorlegt, und Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG bei Bauleistungen an bauleistende Unternehmer. Die steuerliche Einordnung erfolgt mit der Steuerberatung.