Nachtragsmanagement im Bau: Praxistipps für Bauherren und Auftraggeber

Ein Nachtrag ist die Forderung des Auftragnehmers nach zusätzlicher Vergütung, etwa für geänderte oder zusätzliche Leistungen. Wie gut ein Auftraggeber damit umgeht, entscheidet sich selten erst bei der Prüfung. Wer anordnen darf, wie ein Nachtragsangebot aussieht und wann ein Nachtrag freigegeben ist, sollte feststehen, bevor die erste Änderung kommt. Die folgenden Praxistipps für das Nachtragsmanagement im Bauwesen sind nach Projektphasen geordnet. Zu jeder Regel nennen wir den Grund und die Fundstelle in VOB/B, BGB oder HOAI.

Vertrag und Vergabe

Viele Regeln für den Umgang mit Nachträgen lassen sich am einfachsten in den Vergabeunterlagen festlegen. Nach Vertragsschluss braucht jede Ergänzung die Zustimmung des Auftragnehmers.

1. Anordnungsbefugnis festlegen und bekannt geben

Legen Sie im Vertrag oder im Verhandlungsprotokoll fest, wer Änderungen anordnen und Nachträge beauftragen darf. Nennen Sie Personen, Umfang und bei Bedarf eine Wertgrenze je Anordnung. Geben Sie diese Regelung allen Auftragnehmern und dem Planungsteam schriftlich bekannt.

Begründung: Bauleitung und Architekt handeln für den Bauherrn nur im Rahmen der erteilten Vollmacht. Fehlt sie, ist später strittig, ob eine Anordnung den Bauherrn überhaupt bindet. Dieses Risiko trifft beide Vertragsseiten.

Fundstelle: §§ 164, 167 und 177 BGB (Vertretung, Vollmacht, Vertreter ohne Vertretungsmacht). Wie weit eine Vollmacht im Einzelfall reicht, beurteilt Ihr Rechtsanwalt.

2. Form, Inhalt und Prüffrist für Nachträge vereinbaren

Regeln Sie, wie Anordnungen und Nachtragsangebote übermittelt werden, was ein Nachtragsangebot enthalten muss und in welcher Frist der Auftraggeber prüft. Eine kurze Vorgabe genügt oft: fortlaufende Nummer, Bezug zur Anordnung, Mengenermittlung, Preisermittlung und Angaben zur Bauzeit.

Begründung: Die VOB/B schreibt weder einen Aufbau für Nachtragsangebote noch eine Prüffrist für den Auftraggeber vor. Ohne Vorgabe gehen oft unvollständige Angebote ein, und die Prüfung verliert Zeit mit Rückfragen. Ist Schriftform vereinbart, genügt im Zweifel auch eine E-Mail. Textform bedeutet eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger.

Fundstelle: § 127 Abs. 2 BGB (vereinbarte Schriftform), § 126b BGB (Textform). Weicht der Vertrag inhaltlich von der VOB/B ab, können Gerichte deren Regeln einzeln als Allgemeine Geschäftsbedingungen prüfen (§ 310 Abs. 1 Satz 3 BGB). Gegenüber Verbrauchern ist diese Einzelprüfung ohnehin möglich. Ihre Klauseln sollte deshalb Ihr Rechtsanwalt prüfen.

3. Hinterlegung der Urkalkulation vereinbaren

Vereinbaren Sie, dass der Auftragnehmer seine Urkalkulation bei Vertragsschluss verschlossen hinterlegt. Die Urkalkulation ist die Preisermittlung, auf der sein Angebot beruht. Regeln Sie auch, wann und in wessen Beisein sie geöffnet wird.

Begründung: Sie ist die wichtigste Vergleichsgrundlage, um die Höhe eines Nachtrags zu prüfen. Beim BGB-Bauvertrag wird vermutet, dass eine auf ihrer Grundlage fortgeschriebene Vergütung der gesetzlich geschuldeten Mehrvergütung entspricht. Diese Vermutung wirkt zugunsten des Unternehmers. Hält der Besteller die Ansätze für überhöht, muss er die Vermutung widerlegen.

Fundstelle: § 650c Abs. 1 und 2 BGB; für VOB/B-Verträge § 2 Abs. 5 und 6 VOB/B. Einzelheiten im Ratgeber Urkalkulation und Kalkulationsnachweis beim Nachtrag.

4. Stundenlohnarbeiten vorab regeln

Vereinbaren Sie Stundenlohnsätze und den Umgang mit Stundenlohnzetteln im Vertrag. Ordnen Sie Stundenlohnarbeiten auf der Baustelle nur ausdrücklich und vor ihrem Beginn an.

Begründung: Stundenlohnarbeiten werden nur vergütet, wenn sie vor Beginn ausdrücklich vereinbart worden sind. Stundenlohnzettel, also die Nachweise über geleistete Stunden, muss der Auftraggeber unverzüglich, spätestens binnen 6 Werktagen zurückgeben. Sonst gelten sie als anerkannt.

Fundstelle: § 2 Abs. 10 und § 15 Abs. 3 VOB/B, siehe Stundenlohnarbeiten nach § 15 VOB/B.

Anordnung während der Ausführung

Eine Anordnung ist die Erklärung des Auftraggebers, mit der er die vertragliche Leistung ändert oder eine zusätzliche Leistung verlangt. In dieser Phase entscheidet sich, ob ein Nachtrag später prüfbar ist.

5. Vor der Anordnung das Bausoll prüfen

Klären Sie vor jeder Anordnung, ob die gewünschte Leistung bereits geschuldet ist. Dieses Bausoll ergibt sich aus Leistungsbeschreibung, Plänen, Vertragsbedingungen und VOB/C. Ist die Leistung geschuldet, verlangen Sie die vertragsgemäße Ausführung und halten fest, dass Sie keine Änderung anordnen.

Begründung: Mit den vereinbarten Preisen sind alle Leistungen abgegolten, die zur vertraglichen Leistung gehören. Eine Anweisung, die Leistung vertragsgemäß auszuführen, ist keine Änderung des Bauentwurfs. Hält der Auftragnehmer die Anweisung für unberechtigt, meldet er Bedenken an. Erweist sie sich als ungerechtfertigte Erschwerung, trägt der Auftraggeber die Mehrkosten.

Fundstelle: § 1 Abs. 3 und 4, § 2 Abs. 1, § 4 Abs. 1 Nr. 3 und 4 VOB/B.

6. Anordnungen eindeutig formulieren

Eine Anordnung sollte ohne Rückfrage verständlich sein. Sie nennt, was geändert wird, an welchem Bauteil, nach welchem Planstand und ab wann. Sie nennt auch die betroffenen Positionen des Leistungsverzeichnisses. Bezeichnen Sie sie ausdrücklich als Anordnung und geben Sie ihr eine Nummer.

Begründung: Nach dem Bundesgerichtshof setzt eine Anordnung im Sinne von § 2 Abs. 5 VOB/B eine Erklärung voraus, mit der der Auftraggeber die Vertragspflichten einseitig ändert. Die bloße Übersendung angepasster Bauablaufpläne genügte dafür im entschiedenen Fall nicht. Unklare Schreiben führen deshalb zu Streit darüber, ob und in welchem Umfang angeordnet wurde.

Fundstelle: § 2 Abs. 5 VOB/B; BGH, Urteil vom 19.09.2024, VII ZR 10/24.

7. Den Preis vor der Ausführung klären

Fordern Sie zu jeder Anordnung ein Nachtragsangebot an, bevor die Leistung ausgeführt wird. Drängt die Zeit, beauftragen Sie dem Grunde nach. Halten Sie dabei den Leistungsumfang und den Vorbehalt der Prüfung der Höhe fest.

Begründung: Nach der VOB/B soll der neue Preis vor der Ausführung vereinbart werden. Ist die Leistung erst ausgeführt, kann der Auftraggeber weder auf eine günstigere Variante ausweichen noch auf die Änderung verzichten. Bei zusätzlichen Leistungen muss der Auftragnehmer seinen Vergütungsanspruch vor Beginn der Ausführung ankündigen.

Fundstelle: § 2 Abs. 5 Satz 2, § 2 Abs. 6 Nr. 1 und 2 VOB/B. Was eine Beauftragung dem Grunde nach enthalten sollte, beschreibt der Ratgeber Nachtragsmanagement nach VOB/B.

8. Beim BGB-Bauvertrag Zugang und Frist festhalten

Gilt die VOB/B nicht, richtet sich eine Änderung nach § 650b BGB. Liefern Sie mit dem Änderungsbegehren die nötige Planung, wenn die Planung bei Ihnen liegt. Notieren Sie das Datum des Zugangs. Kommt binnen 30 Tagen keine Einigung zustande, können Sie die Änderung in Textform anordnen.

Begründung: Ohne die Planung des Bestellers muss der Unternehmer kein Angebot erstellen. Für Abschlagsrechnungen darf er 80 Prozent der Mehrvergütung aus seinem Angebot ansetzen, solange keine Einigung und keine anderslautende gerichtliche Entscheidung vorliegt. Ein überhöhtes Angebot wirkt sich also sofort auf die Abschläge aus.

Fiktives Rechenbeispiel: Nennt das Angebot 50.000 Euro Mehrvergütung, darf der Unternehmer 40.000 Euro in die Abschlagsrechnung einstellen. Eine zügige eigene Bewertung ist die Grundlage für die Einigung über die Höhe.

Fundstelle: § 650b Abs. 1 und 2, § 650c Abs. 3 BGB, siehe Anordnungsrecht nach § 650b BGB.

9. Mündliche Absprachen am selben Tag bestätigen

Bestätigen Sie jede mündliche Absprache auf der Baustelle am selben Tag per E-Mail an den Auftragnehmer. Nennen Sie Datum, Beteiligte, Inhalt und die Nummer der Anordnung. Bitten Sie um Rückmeldung, falls etwas nicht zutrifft. Bedenkenanmeldungen und Behinderungsanzeigen beantworten Sie ebenso zeitnah und schriftlich.

Begründung: Die VOB/B schreibt für Anordnungen keine Form vor. Mündliche Absprachen lassen sich im Streit aber kaum nachweisen, für keine der beiden Seiten. Bedenken muss der Auftragnehmer schriftlich mitteilen, Behinderungen unverzüglich schriftlich anzeigen. Bleibt beides unbeantwortet, fehlt später die Entscheidungsgrundlage.

Fundstelle: § 1 Abs. 3 und 4, § 4 Abs. 3, § 6 Abs. 1 VOB/B. Wie Sie Anordnungen, Mengen und Behinderungen festhalten, beschreibt der Beitrag Nachträge auf der Baustelle dokumentieren. Zum Umgang mit Anzeigen siehe Behinderungsanzeige nach § 6 VOB/B.

Eingang und Prüfung eines Nachtrags

Das Prüfschema selbst beschreibt der Ratgeber Nachtragsprüfung: Ablauf und Prüfschema. Die folgenden Regeln betreffen die Organisation rund um die Prüfung.

10. Jeden Nachtrag am Eingangstag registrieren

Vergeben Sie am Eingangstag eine Nummer und tragen Sie den Nachtrag in das Nachtragsregister ein. Das Register ist eine Liste aller Nachträge mit Status sowie gefordertem, geprüftem und beauftragtem Betrag. Leiten Sie den Nachtrag gleichzeitig an Planer und Bauüberwachung weiter. Fehlende Unterlagen fordern Sie einmal vollständig und mit Frist nach.

Begründung: Das Register ist die Grundlage der Kostenprognose für Bauherr und Finanzierer. Nach HOAI gehört der Vergleich der Rechnungsprüfungen mit den Auftragssummen einschließlich Nachträgen zur Objektüberwachung. Nachforderungen in Einzelschritten verlängern jede Prüfung.

Fundstelle: Anlage 10.1 HOAI, Leistungsphase 7 (Prüfen und Werten der Angebote zusätzlicher und geänderter Leistungen) und Leistungsphase 8.

11. Mehr- und Minderkosten gegenüberstellen

Fragen Sie bei jeder Änderung, welche Leistungen dadurch entfallen oder sich verringern. Verlangen Sie, dass das Nachtragsangebot Mehr- und Minderkosten getrennt ausweist.

Begründung: § 2 Abs. 5 VOB/B verlangt einen neuen Preis unter Berücksichtigung der Mehr- oder Minderkosten. Ohne Gegenrechnung bezahlt der Auftraggeber die geänderte Leistung voll, obwohl ein Teil schon im Vertragspreis steckt.

Fiktives Beispiel: Statt Fenstern mit Zweifachverglasung werden Fenster mit Dreifachverglasung angeordnet. Der neue Preis ergibt sich aus dem Vertragspreis und den Mehrkosten der Änderung. Er ersetzt die bisherige Position und kommt nicht zusätzlich hinzu. Entfällt eine Leistung vollständig, gelten eigene Regeln, die Ihr Rechtsanwalt bewertet (§ 8 Abs. 1 VOB/B, § 648 BGB).

Fundstelle: § 2 Abs. 5 VOB/B; beim BGB-Bauvertrag § 650b Abs. 1 und § 650c Abs. 1 BGB.

12. Bauzeitfolgen ausdrücklich klären

Fragen Sie bei jedem Nachtrag, ob er Termine verschiebt, und halten Sie die Antwort fest. Regeln Sie in der Nachtragsvereinbarung, ob zeitabhängige Kosten mit dem neuen Preis abgegolten sind.

Begründung: Zeitabhängige Kosten wie Bauleitung, Kran und Baustelleneinrichtung können im neuen Einheitspreis stecken. Ohne Regelung können sie später als Bauzeitnachtrag ein zweites Mal gefordert werden. Ansprüche aus Behinderungen werden nach eigenen Regeln geprüft und sollten getrennt bleiben.

Fundstelle: § 2 Abs. 5, § 6 Abs. 2, 4 und 6 VOB/B, § 642 BGB. Siehe Bauzeitverlängerung: Wer trägt die Mehrkosten?

Verhandlung und Freigabe

13. Unstrittige Teile abtrennen

Teilen Sie einen Nachtrag in unstrittige und strittige Teile. Beauftragen Sie den unstrittigen Teil und führen Sie den strittigen Teil mit eigener Unternummer im Register weiter.

Begründung: Ein offener Gesamtnachtrag blockiert Ausführung und Abrechnung, obwohl oft nur einzelne Positionen streitig sind. Die VOB/B folgt bei der Schlusszahlung demselben Gedanken: Verzögert sich die Prüfung, ist das unbestrittene Guthaben sofort als Abschlag zu zahlen.

Fundstelle: § 2 Abs. 5 und 6 VOB/B (Vereinbarung des neuen Preises), § 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B.

14. Freigaben vollständig schriftlich fassen

Halten Sie jede Freigabe in einer Nachtragsvereinbarung fest. Sie enthält Nachtragsnummer, Leistung mit Planstand, Mengen und Einheitspreise oder eine Pauschale sowie den Bezug zu den Vertragspositionen. Dazu kommen die Regelung zur Bauzeit und offene Vorbehalte. Unterschreiben sollte eine Person mit Vollmacht. Werden mehrere Nachträge zusammen verhandelt, listen Sie jeden mit Nummer und Betrag einzeln auf.

Begründung: Erst die Vereinbarung legt den neuen Preis fest. Fehlt ein Bestandteil, wird darüber in der Schlussrechnung gestritten. Bei einer Pauschale bleibt die Vergütung grundsätzlich unverändert, auch wenn sich Mengen ändern. Eine Nachtragspauschale beendet also die Mengendiskussion, braucht aber eine genaue Leistungsbeschreibung.

Fundstelle: § 2 Abs. 5, 6 und 7 Nr. 1 VOB/B. Eine Abgeltungsklausel für Sammelvereinbarungen formuliert Ihr Rechtsanwalt.

Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung

15. Nachträge getrennt abrechnen lassen

Verlangen Sie, dass Nachträge in jeder Rechnung getrennt und mit Nachtragsnummer erscheinen. Gleichen Sie jede Abschlagsrechnung mit dem Status im Register ab: beauftragt, dem Grunde nach anerkannt, in Prüfung oder abgelehnt.

Begründung: Änderungen und Ergänzungen des Vertrags sind in der Rechnung kenntlich zu machen und auf Verlangen getrennt abzurechnen. Abschlagszahlungen werden binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung fällig. Bis dahin sollte feststehen, wie mit jeder Nachtragsposition umzugehen ist.

Fundstelle: § 14 Abs. 1, § 16 Abs. 1 Nr. 1 und 3 VOB/B.

16. Schlussrechnung innerhalb der Frist prüfen

Prüfen Sie die Schlussrechnung gegen Nachtragsregister, Nachtragsvereinbarungen und Aufmaße. Achten Sie auf abgelehnte Nachträge, die erneut erscheinen, und auf Nachträge ohne vereinbarten Preis. Rügen Sie fehlende Prüfbarkeit mit Begründung innerhalb der Prüffrist.

Begründung: Beim VOB/B-Vertrag wird die Schlusszahlung spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung fällig, bei sachlich gerechtfertigter und ausdrücklicher Vereinbarung nach höchstens 60 Tagen. Einwendungen gegen die Prüfbarkeit sind innerhalb dieser Frist mit Gründen zu erheben, sonst kann sich der Auftraggeber nicht mehr darauf berufen. Beim BGB-Bauvertrag gilt eine Schlussrechnung als prüffähig, wenn der Besteller nicht binnen 30 Tagen begründete Einwendungen erhebt.

Fundstelle: § 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B, § 650g Abs. 4 BGB. Die Prüfung von Abschlags- und Schlussrechnungen beschreibt unsere Seite Rechnungsprüfung nach VOB/B.

Gründe für lange Prüfzeiten

Warum eine Nachtragsprüfung lange dauert, fragen beide Vertragsseiten. Meist liegt es an wenigen wiederkehrenden Ursachen:

• Das Nachtragsangebot enthält keine Mengenermittlung oder keine nachvollziehbare Preisermittlung.
• Die Anordnung ist nicht dokumentiert, ihr Umfang muss erst rekonstruiert werden.
• Zuständigkeiten sind offen. Planer, Projektsteuerung und Bauherr warten aufeinander.
• Sammelnachträge mischen viele Positionen, Mengen und Bauzeit in einem Dokument.
• Freigaben brauchen Beschlüsse von Gremien, die nur in größeren Abständen tagen.

Abhilfe schaffen die Regeln aus diesem Beitrag: Vorgaben für Inhalt und Prüffrist (Tipp 2), eindeutige Anordnungen (Tipp 6), ein Register mit Eingangsdatum (Tipp 10) und das Abtrennen unstrittiger Teile (Tipp 13). Bewährt hat sich zusätzlich ein fester Nachtragstermin mit Planer, Bauüberwachung und Auftragnehmer, etwa alle zwei Wochen. Ist ein Planer mit Leistungsphase 7 beauftragt, prüft und wertet er die Nachtragsangebote. Entscheiden muss der Bauherr. Die Prüfung dem Grunde und der Höhe nach übernehmen wir für Auftraggeber im Nachtragsmanagement.

Häufige Fragen