Nachtragsangebot nach VOB/B: Aufbau eines prüffähigen Angebots

Viele berechtigte Nachträge scheitern am Angebot selbst. Der Bezug zur Anordnung fehlt, die Kalkulation ist eine Summe ohne Herleitung, oder die Leistung war vor der Ankündigung ausgeführt. Dieser Ratgeber für Bauunternehmen und Handwerksbetriebe zeigt Anspruchsgrundlagen, Pflichtinhalte und eine Mustergliederung. Er nennt außerdem typische Gründe, aus denen Auftraggeber Nachträge zurückweisen. Wie die Auftraggeberseite prüft, beschreibt der Ratgeber Nachtragsmanagement nach VOB/B.

Anmeldung, Nachtragsangebot und Nachtragsvereinbarung

Drei Schritte sollten Sie getrennt behandeln:

• Ankündigung oder Anmeldung: die kurze Mitteilung an den Auftraggeber, dass eine Leistung geändert oder zusätzlich ist und Sie dafür eine Vergütung verlangen. Bei zusätzlichen Leistungen schreibt § 2 Abs. 6 Nr. 1 VOB/B sie vor Beginn der Ausführung vor.
• Nachtragsangebot: das Angebot über die geänderte oder zusätzliche Leistung mit Mengen, Preisen und Kalkulationsnachweis. Es ist die Grundlage für Prüfung und Beauftragung.
• Nachtragsvereinbarung: die Einigung über Leistung und Preis. Erst sie ist eine sichere Grundlage für die Abrechnung.

Ausgangspunkt ist das Bausoll, also die Leistung, die nach Vertrag, Leistungsverzeichnis (LV), Plänen und Technischen Vertragsbedingungen geschuldet ist. Der Auftraggeber kann Änderungen des Bauentwurfs anordnen (§ 1 Abs. 3 VOB/B) und nicht vereinbarte, aber zur Ausführung erforderliche Leistungen verlangen (§ 1 Abs. 4 VOB/B).

Anspruchsgrundlage benennen

Nennen Sie im Nachtragsangebot die Anspruchsgrundlage ausdrücklich. Das zwingt Sie, den Fall vor der Kalkulation einzuordnen, und erspart der prüfenden Stelle die erste Rückfrage. Welche Grundlage passt, hängt vom Vertrag ab: Ist die VOB/B vereinbart, gelten ihre Regeln, sonst beim Bauvertrag die §§ 650a ff. BGB.

Auch beim Pauschalvertrag gelten die Regeln der Absätze 4, 5 und 6 des § 2 VOB/B (§ 2 Abs. 7 Nr. 2 VOB/B). Worauf es dort beim Bausoll ankommt, zeigt der Ratgeber Nachträge beim Pauschalvertrag. Stundenlohnarbeiten werden nur vergütet, wenn sie vor Beginn ausdrücklich als solche vereinbart sind (§ 2 Abs. 10 VOB/B), siehe Stundenlohnarbeiten nach § 15 VOB/B.

Bauzeit gehört in ein eigenes Angebot oder einen eigenen Abschnitt. Wer zeitabhängige Kosten in den neuen Einheitspreis einrechnet und später eine Bauzeitforderung stellt, rechnet doppelt. Wie Mehrkosten aus längerer Bauzeit belegt werden, erklärt der Ratgeber Bauzeitverlängerung: Wer trägt die Mehrkosten?.

Ankündigung und Fristen

Bei zusätzlichen Leistungen muss der Auftragnehmer den Vergütungsanspruch ankündigen, bevor er mit der Ausführung beginnt (§ 2 Abs. 6 Nr. 1 VOB/B). Für geänderte Leistungen nach § 2 Abs. 5 VOB/B gibt es diese Pflicht nicht. Der neue Preis soll dort aber vor der Ausführung vereinbart werden. Ob eine fehlende oder verspätete Ankündigung den Anspruch kostet, beurteilt die Rechtsprechung nach dem Einzelfall. Kaufmännisch folgt daraus eine einfache Regel: Jede Abweichung vom Bausoll wird vor der Ausführung schriftlich angekündigt, auch wenn Sie sie für eine geänderte Leistung halten.

Bedenken gegen die vorgesehene Ausführung und Behinderungen sind unverzüglich schriftlich mitzuteilen (§ 4 Abs. 3 und § 6 Abs. 1 VOB/B). Leistungen ohne Auftrag sind unverzüglich anzuzeigen (§ 2 Abs. 8 Nr. 2 VOB/B). Zur Behinderung siehe Behinderungsanzeige nach § 6 VOB/B.

Beim BGB-Bauvertrag ist das Nachtragsangebot Teil eines gesetzlichen Verfahrens. Begehrt der Besteller eine Änderung, müssen Sie ein Angebot über die Mehr- oder Mindervergütung erstellen (§ 650b Abs. 1 Satz 2 BGB). Trägt der Besteller die Planungsverantwortung, gilt das erst, wenn er Ihnen die für die Änderung nötige Planung zur Verfügung gestellt hat. Einigen Sie sich nicht binnen 30 Tagen nach Zugang des Änderungsbegehrens, kann der Besteller die Änderung in Textform anordnen (§ 650b Abs. 2 BGB). Den Ablauf beschreibt der Ratgeber Anordnungsrecht nach § 650b BGB.

Der Betrag in Ihrem Angebot hat dort eine zweite Funktion. Ohne Einigung können Sie in Abschlagsrechnungen 80 Prozent der angebotenen Mehrvergütung ansetzen. Wählen Sie diesen Weg, wird die tatsächlich geschuldete Mehrvergütung erst nach der Abnahme fällig. Was sich später als zu viel herausstellt, müssen Sie zurückzahlen und verzinsen (§ 650c Abs. 3 BGB). Ein überhöhtes Angebot ist deshalb auch ein Liquiditätsrisiko.

Viele Bauverträge regeln zusätzlich Form, Adressat und Fristen für Nachträge. Lesen Sie diese Regeln vor Baubeginn und halten Sie sie ein. Ob einzelne Klauseln wirksam sind, bewertet Ihre Rechtsberatung.

Mindestinhalte eines prüffähigen Nachtragsangebots

Prüffähig ist ein Nachtragsangebot, wenn die prüfende Stelle Grund und Höhe ohne Rückfrage nachvollziehen kann. Eine feste Form schreibt die VOB/B nicht vor. Auf Auftraggeberseite prüft meist der Objektplaner. Das Prüfen und Werten von Nachtragsangeboten und der Angemessenheit der Preise ist bei ihm eine Grundleistung der Leistungsphase 7 (Anlage 10.1 HOAI). Daraus ergeben sich die Mindestinhalte:

• Zuordnung: Projekt, Vertrag, Gewerk, fortlaufende Nachtragsnummer, Datum und Ansprechpartner.
• Anlass: die Anordnung mit Datum, anordnender Person und Form, etwa Protokoll, E-Mail oder Planlieferung mit Index.
• Bausoll und Abweichung: was nach LV, Vorbemerkungen und Plänen geschuldet war und was jetzt verlangt wird. Nebenleistungen nach Abschnitt 4 der jeweiligen Norm der VOB/C gehören auch ohne Erwähnung zur Leistung.
• Anspruchsgrundlage: § 2 Abs. 3, 5, 6 oder 8 VOB/B, beim BGB-Bauvertrag §§ 650b und 650c BGB.
• Positionen: Kurztext, Langtext, Menge, Einheit, Einheitspreis und Gesamtpreis, möglichst in der Gliederung des Hauptvertrags.
• Mengenermittlung: Rechenansatz je Position mit Bezug auf Plan, Skizze oder Aufmaß.
• Kalkulationsnachweis: die Herleitung jedes Einheitspreises, siehe nächster Abschnitt.
• Gegenrechnung: entfallende Leistungen und ersparte Kosten.
• Aussage zur Bauzeit: keine Auswirkung, oder Verweis auf die gesonderte Anzeige.
• Annahmefrist und Anlagen: bis wann Sie sich an das Angebot binden und welche Unterlagen beiliegen.

Kalkulationsnachweis und Urkalkulation

Der Kalkulationsnachweis zeigt, wie der Preis entstanden ist. Bei zusätzlichen Leistungen bestimmt sich die Vergütung nach den Grundlagen der Preisermittlung für die vertragliche Leistung und den besonderen Kosten der geforderten Leistung (§ 2 Abs. 6 Nr. 2 VOB/B). Prüfende Stellen gleichen Ihre Ansätze deshalb mit der Urkalkulation ab, also der Preisermittlung, mit der Sie das Hauptangebot gerechnet haben. Für Mehrmengen hat der Bundesgerichtshof ohne Einigung die tatsächlich erforderlichen Kosten mit angemessenen Zuschlägen zugrunde gelegt (BGH, Urteil vom 08.08.2019, VII ZR 34/18). Für geänderte und zusätzliche Leistungen ist der Maßstab rechtlich umstritten. Beim BGB-Bauvertrag gelten die tatsächlich erforderlichen Kosten (§ 650c Abs. 1 BGB); auf eine vereinbarungsgemäß hinterlegte Urkalkulation dürfen Sie zurückgreifen (§ 650c Abs. 2 BGB).

Für das Angebot heißt das:

• Mittellohn wie im Hauptauftrag, also der durchschnittliche Kalkulationslohn mit lohngebundenen Kosten.
• Zuschlagssätze für Baustellengemeinkosten, Allgemeine Geschäftskosten sowie Wagnis und Gewinn wie im Hauptauftrag. Abweichungen begründen und belegen.
• Zeitansätze je Einheit, die zu vergleichbaren Positionen des Hauptauftrags passen.
• Stoff- und Nachunternehmerpreise mit Angebot oder Rechnung belegen.
• Keine Doppelung: Kosten, die über Zuschläge gedeckt sind, erscheinen nicht zusätzlich als eigene Position.

Wie Auftraggeber den Nachweis gegen die Urkalkulation prüfen, zeigt der Ratgeber Urkalkulation und Kalkulationsnachweis beim Nachtrag. Wer seine Zuschlagssätze nicht sicher kennt, findet den Einstieg unter Kalkulation und Nachkalkulation im Bauunternehmen.

Mustergliederung eines Nachtragsangebots

Die folgende Gliederung ist eine fachliche Arbeitshilfe für den Aufbau. Sie ist keine Formulierungsvorlage und kein juristisches Musterschreiben. Gibt Ihr Auftraggeber eigene Formblätter vor, gilt deren Aufbau.

1. Kopf: Projekt, Vertragsnummer, Gewerk, Nachtragsnummer, Datum, Empfänger nach Vertrag.
2. Gegenstand: in einem Satz, was geändert oder zusätzlich auszuführen ist.
3. Anlass und Anordnung: Datum, Person und Form der Anordnung, Bezug auf Protokoll, Planindex oder Schreiben; bei zusätzlichen Leistungen das Datum der Ankündigung.
4. Bausoll: betroffene LV-Positionen, Vorbemerkungen und Planstand bei Vertragsschluss.
5. Abweichung: die neue Leistung gegenüber dem Bausoll, technisch beschrieben, mit Skizze oder Foto.
6. Einordnung: geänderte Leistung, zusätzliche Leistung oder Leistung ohne Auftrag, mit Anspruchsgrundlage.
7. Leistungsverzeichnis des Nachtrags: Positionen mit Ordnungszahl, Kurztext, Langtext, Menge, Einheit, Einheitspreis und Gesamtpreis.
8. Mengenermittlung: Rechenansatz je Position mit Bezug auf Plan oder Aufmaß.
9. Kalkulationsnachweis je Position: Zeitansatz mal Mittellohn, Stoffe, Geräte, Nachunternehmer und Zuschläge. Verweisen Sie auf die Urkalkulation. Haben Sie mit dem Angebot die Formblätter 221 bis 223 des Vergabe- und Vertragshandbuchs des Bundes (VHB) abgegeben, verweisen Sie auch darauf.
10. Gegenrechnung: entfallende Positionen und Minderkosten.
11. Bauzeit: keine Auswirkung, oder Hinweis auf die gesonderte Anzeige nach § 6 VOB/B.
12. Annahmefrist: Datum, bis zu dem das Angebot gilt, und bis wann eine Entscheidung für den Bauablauf nötig ist.
13. Anlagen: Anordnung, Pläne, Fotos, Aufmaß, Lieferanten- und Nachunternehmerangebote, Auszug aus der Urkalkulation.

Bei kleinen Nachträgen genügen für die Punkte 4 bis 6 wenige Sätze. Gegenrechnung und Aussage zur Bauzeit sollten nie fehlen, sonst folgen Rückfragen.

Häufige Gründe für die Zurückweisung

Die Gründe, aus denen Auftraggeber Nachtragsangebote zurückweisen, wiederholen sich. Wie die Gegenseite vorgeht, beschreiben die Ratgeber Nachtragsprüfung: Ablauf und Prüfschema und Praxistipps zum Nachtragsmanagement für Bauherren. Prüfen Sie Ihr Angebot vor dem Versand selbst gegen diese Liste:

• Anordnung nicht belegt: Niemand mit Vollmacht hat die Änderung verlangt, oder die Anordnung ist nur mündlich behauptet.
• Leistung im Bausoll: Die Leistung steht schon im LV oder in den Vorbemerkungen, oder sie ist eine Nebenleistung nach VOB/C.
• Ankündigung fehlt: Die zusätzliche Leistung war ausgeführt, bevor der Anspruch angekündigt wurde.
• Pauschalbetrag: Eine Summe ohne Mengen und ohne Kalkulationsnachweis ist der Höhe nach nicht prüfbar.
• Abweichende Ansätze: Mittellohn oder Zuschläge liegen ohne Begründung über der Urkalkulation.
• Doppelte Kosten: Baustellengemeinkosten stecken im Zuschlag und in eigenen Positionen, oder Bauzeitkosten im Einheitspreis und in einer gesonderten Forderung.
• Minderkosten fehlen: Entfallende Leistungen sind nicht gegengerechnet.
• Sammelnachtrag: Mehrere Sachverhalte stehen in einem Angebot, sodass sich kein Teil getrennt beauftragen lässt.
• Falscher Weg: Das Angebot geht an die Bauleitung vor Ort statt an die im Vertrag benannte Stelle.

Praxistipps für den Nachtragsprozess im Betrieb

Ob ein Nachtrag bezahlt wird, entscheidet sich meist zwischen Anordnung und Ausführung. Diese Arbeitsregeln helfen aus kaufmännischer Sicht:

1. Eine verantwortliche Person je Projekt: Sie entscheidet über Ankündigung, Kalkulation und Versand. Poliere und Monteure melden Abweichungen an diese Person.
2. Ankündigung am selben Tag: kurz und vor der Ausführung, das Angebot folgt mit vollständigem Nachweis. Wie das im Tagesgeschäft gelingt, zeigt Nachtragsmanagement im Handwerk.
3. Ein Sachverhalt, ein Nachtrag: Getrennte Angebote lassen sich getrennt prüfen und beauftragen. Ein strittiger Teil hält dann nicht den ganzen Betrag auf.
4. Anerkennung dem Grunde nach einholen: Lässt sich der Preis nicht vor der Ausführung klären, bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung, dass die Leistung geändert oder zusätzlich ist. Die Höhe wird dann gesondert geprüft.
5. Realistisch kalkulieren: Verhandlungsaufschläge verlängern die Prüfung und schwächen jeden folgenden Nachtrag. Beim BGB-Bauvertrag kommt das Rückzahlungsrisiko aus § 650c Abs. 3 BGB hinzu.
6. Nachtragsregister führen: Nummer, Gegenstand, Daten von Ankündigung und Angebot, geforderter und beauftragter Betrag, Status. Das Register gehört in jede Projektbesprechung und in die Liquiditätsplanung.
7. Dokumentation beilegen: Bautagesbericht, Fotos mit Datum und Ort, Aufmaß und Protokolle. Wie das mit wenig Aufwand gelingt, beschreibt Nachträge auf der Baustelle dokumentieren.
8. Über Zahlen verhandeln: Mengen, Ansätze und Belege. Ein Termin mit der prüfenden Stelle klärt oft mehr als weitere Schreiben.
9. Nachkalkulieren: Vergleichen Sie beauftragte Nachträge mit den tatsächlichen Kosten. So sehen Sie, ob Ihre Ansätze tragen.

Für Bauleiter und Projektleiter gibt es unsere VOB-Schulungen, für Register und Kennzahlen das Projektcontrolling für Bauunternehmen.

Rechtliche Durchsetzung

Dieser Beitrag beschreibt Aufbau und Kalkulation aus technischer und kaufmännischer Sicht. Ob ein Anspruch besteht, ob eine verspätete Ankündigung schadet und ob Sie Leistungen bis zur Einigung zurückhalten dürfen, sind Rechtsfragen, ebenso die gerichtliche Durchsetzung. Für Streit über Anordnung und Vergütung beim BGB-Bauvertrag erleichtert § 650d BGB nach Beginn der Bauausführung die einstweilige Verfügung. Diese Fragen gehören in die Hand einer Rechtsanwältin oder eines Rechtsanwalts, sinnvollerweise mit Schwerpunkt Bau- und Architektenrecht. Je früher die Rechtsberatung den Vorgang kennt, desto gezielter lässt sich die Dokumentation darauf ausrichten.

Kalkulationssystematik und Nachtragsprozess Ihres Betriebs sind Gegenstand unserer Unternehmensberatung für Bau und Handwerk.

Häufige Fragen