Urkalkulation und Kalkulationsnachweis beim Nachtrag
Die Urkalkulation ist die Preisermittlung, mit der der Auftragnehmer sein Angebot gerechnet hat. Bei Nachträgen nach § 2 Abs. 5 und 6 VOB/B ist sie der Maßstab für Lohnansätze, Zuschläge und Leistungswerte. Seit dem BGH-Urteil VII ZR 34/18 gilt für Mehrmengen ohne Einigung der Maßstab der tatsächlich erforderlichen Kosten, beim BGB-Bauvertrag regelt § 650c BGB das ausdrücklich. Für Bauherren heißt das: Hinterlegung vor Vertragsschluss vereinbaren und jeden Nachtrag gegen die Kalkulationsansätze prüfen lassen.
Ein Nachtragsangebot über 16.900 Euro, drei Zeilen Text und eine Summe: So ein Angebot lässt sich der Höhe nach nicht prüfen. Erst der Kalkulationsnachweis zeigt, mit welchem Lohn, welchen Leistungswerten und welchen Zuschlägen der Preis gebildet wurde, und erst der Abgleich mit der Urkalkulation zeigt, ob diese Ansätze zum Hauptauftrag passen. Dieser Ratgeber erklärt, was eine Urkalkulation ist, wie sie hinterlegt und geöffnet wird, welche Rolle sie nach der BGH-Rechtsprechung noch spielt und wie Auftraggeber einen Kalkulationsnachweis Schritt für Schritt prüfen.
Was die Urkalkulation ist
Die Urkalkulation, oft auch Angebots- oder Auftragskalkulation genannt, ist die interne Preisermittlung des Bieters zum Zeitpunkt des Angebots. Sie zeigt, wie jeder Einheitspreis entstanden ist: aus den Einzelkosten der Teilleistung und den Zuschlägen für Baustellengemeinkosten, Allgemeine Geschäftskosten sowie Wagnis und Gewinn. Gerechnet wird entweder als Zuschlagskalkulation mit vorbestimmten Zuschlagssätzen oder als Kalkulation über die Endsumme, bei der die Gemeinkosten projektbezogen ermittelt und anschließend umgelegt werden.
| Bestandteil | Inhalt | Worauf Auftraggeber achten |
|---|---|---|
| Lohnkosten | Zeitansatz je Einheit mal Kalkulationslohn (Mittellohn mit lohngebundenen Kosten) | Gleicher Mittellohn wie im Hauptauftrag, plausible Zeitansätze |
| Stoffkosten | Material je Einheit inklusive Verschnitt | Preisbasis und Datum der Lieferantenangebote |
| Gerätekosten | Vorhaltung und Betrieb, soweit positionsbezogen kalkuliert | Keine Doppelung mit Geräten in den Baustellengemeinkosten |
| Nachunternehmer | Preise der Nachunternehmer je Position | Zuschlag auf Nachunternehmerleistungen getrennt ausgewiesen |
| Baustellengemeinkosten | Bauleitung, Baustelleneinrichtung, Kran, Container, soweit nicht in eigenen Positionen | Werden sie über Zuschläge oder eigene Positionen vergütet? |
| Allgemeine Geschäftskosten, Wagnis und Gewinn | Zuschlagssätze auf die Herstellkosten | Sätze im Nachtrag identisch mit der Urkalkulation |
Bei öffentlichen Bauvorhaben verlangen Auftraggeber mit dem Angebot häufig die Formblätter 221, 222 und 223 aus dem Vergabe- und Vertragshandbuch des Bundes (VHB): 221 für die Preisermittlung bei Zuschlagskalkulation, 222 für die Preisermittlung bei Kalkulation über die Endsumme und 223 für die Aufgliederung der Einheitspreise. Diese Formblätter sind Angaben zur Preisermittlung. Sie ersetzen die vollständige Urkalkulation nicht, reichen für die Prüfung vieler Nachträge aber schon aus, weil sie Mittellohn und Zuschlagssätze offenlegen.
Hinterlegung und Öffnung
Die VOB/B verpflichtet den Auftragnehmer nicht, seine Urkalkulation zu hinterlegen. Eine Hinterlegung entsteht nur, wenn sie im Vertrag vereinbart ist. Gängig ist ein verschlossener Umschlag oder eine verschlüsselte Datei, die bei Vertragsschluss beim Auftraggeber oder einem Dritten verwahrt und erst im Streitfall oder bei einem Nachtrag gemeinsam geöffnet wird. Über die Öffnung wird ein kurzes Protokoll gefertigt.
Damit die Hinterlegung später etwas nützt, sollten Auftraggeber drei Punkte vor dem Zuschlag klären:
- Vollständigkeit: Die Summe der hinterlegten Kalkulation muss der Angebotssumme entsprechen. Ein kurzer Abgleich bei Übergabe verhindert, dass später eine nachträglich erstellte Kalkulation auftaucht.
- Anlass der Öffnung: Im Vertrag steht, wann geöffnet werden darf, etwa bei jedem Nachtrag über einer bestimmten Summe oder bei Streit über die Höhe.
- Vertraulichkeit: Die Kalkulation ist ein Geschäftsgeheimnis. Wer sie einsehen darf, wird festgelegt, damit der Auftragnehmer der Hinterlegung zustimmt.
Diese Punkte gehören in die Vergabeunterlagen. In unserer Begleitung von GU- und Einzelvergaben prüfen wir, ob die Regelung zur Hinterlegung zu Vertragsart und Nachtragsverfahren passt. Die vertragliche Formulierung stimmen Sie mit Ihrer Rechtsanwältin oder Ihrem Rechtsanwalt ab.
Welche Rolle die Urkalkulation nach der Rechtsprechung spielt
Lange galt die vorkalkulatorische Preisfortschreibung als Regel: Der neue Preis wurde aus den Ansätzen der Urkalkulation weitergerechnet, gute und schlechte Preise blieben erhalten. Für Mehrmengen nach § 2 Abs. 3 Nr. 2 VOB/B hat der Bundesgerichtshof das 2019 geändert. Einigen sich die Parteien nicht, sind die tatsächlich erforderlichen Kosten der Mehrmengen zuzüglich angemessener Zuschläge maßgeblich (BGH, Urteil vom 08.08.2019, VII ZR 34/18).
Für geänderte und zusätzliche Leistungen nach § 2 Abs. 5 und 6 VOB/B hat der BGH diese Frage bisher nicht entschieden. Der Wortlaut des § 2 Abs. 6 Nr. 2 VOB/B verweist auf die „Grundlagen der Preisermittlung für die vertragliche Leistung“, also auf die Kalkulation. Ob das trotz des Urteils von 2019 weiter gilt, wird in Rechtsprechung und Literatur unterschiedlich gesehen. Diese Bewertung ist eine Rechtsfrage und gehört zu Ihrer Rechtsberatung.
Beim BGB-Bauvertrag ist die Lage klarer. Nach § 650c Abs. 1 BGB bemisst sich die Vergütung für angeordneten Mehr- oder Minderaufwand nach den tatsächlich erforderlichen Kosten mit angemessenen Zuschlägen für Allgemeine Geschäftskosten, Wagnis und Gewinn. Nach § 650c Abs. 2 BGB kann der Unternehmer auf die Ansätze einer vereinbarungsgemäß hinterlegten Urkalkulation zurückgreifen; dann wird vermutet, dass die fortgeschriebene Vergütung der Vergütung nach Absatz 1 entspricht. Mehr dazu im Ratgeber Anordnungsrecht nach § 650b BGB.
Für die technische Prüfung folgt daraus: Die Urkalkulation bleibt in jedem Fall wichtig. Sie liefert Mittellohn, Leistungswerte und Zuschlagssätze als Vergleichsmaßstab, und sie zeigt, ob eine Forderung zu den eigenen Ansätzen des Auftragnehmers passt. Wer tatsächlich erforderliche Kosten geltend macht, muss sie belegen, etwa mit Lohnnachweisen, Rechnungen und Nachunternehmerangeboten.
Was ein prüfbarer Kalkulationsnachweis enthält
Der Kalkulationsnachweis ist die Preisermittlung für den einzelnen Nachtrag. Prüfbar ist er, wenn ein Dritter ohne Rückfrage nachvollziehen kann, wie der Preis entstanden ist. Wir fordern dafür in der Regel an:
- Beschreibung der geänderten oder zusätzlichen Leistung mit Bezug auf die Anordnung und auf die betroffene Position im Leistungsverzeichnis
- Mengenermittlung mit Plänen, Skizzen oder Aufmaß
- Zeitansätze je Einheit und den verwendeten Kalkulationslohn
- Stoffpreise mit Lieferantenangeboten oder Rechnungen
- Gerätekosten, soweit sie positionsbezogen anfallen
- Nachunternehmerangebote mit dem Zuschlag des Hauptunternehmers
- Zuschlagssätze mit Verweis auf Urkalkulation oder Formblatt 221 bzw. 223
- Gegenrechnung entfallender Leistungen
- Bauzeitliche Folgen getrennt vom Preis der Leistung
Fehlt ein Teil, ist der Nachtrag der Höhe nach nicht prüfbar. Das schriftlich festzuhalten und die fehlenden Unterlagen mit Frist anzufordern, ist der erste Schritt jeder Nachtragsprüfung.
Prüfschritte auf Auftraggeberseite
- Bezugsposition festlegen: Welche Position des Leistungsverzeichnisses ist ähnlich genug, um als Grundlage zu dienen? Bei geänderten Leistungen ist das meist die ursprüngliche Position, bei zusätzlichen Leistungen eine vergleichbare.
- Mengen prüfen: Stimmen die Mengen mit Plan und Aufmaß überein? Sind Mengen schon in anderen Positionen enthalten?
- Einzelkosten abgleichen: Mittellohn und Zeitansätze gegen die Urkalkulation, Stoffpreise gegen Belege oder Vergleichsangebote.
- Zuschläge prüfen: Gleiche Sätze wie im Hauptauftrag? Werden Baustellengemeinkosten doppelt angesetzt, einmal im Zuschlag und einmal als eigene Position?
- Minderkosten gegenrechnen: Entfallende Leistungen und ersparte Kosten mindern den Nachtrag.
- Ergebnis festhalten: Geprüfter Betrag, Kürzungen mit Begründung und offene Punkte im Prüfvermerk, als Grundlage für die Entscheidung des Bauherrn.
Fällt die Prüfung in eine laufende Bauüberwachung, gleichen wir den Nachtrag zusätzlich mit Bautagebuch, Aufmaß und Abrechnung ab. Wie wir Nachträge auf Bauherrenseite prüfen, beschreibt die Seite Nachtragsmanagement.
Rechenbeispiel: geänderte Wandstärke
Ausgangslage (fiktiv, alle Werte sind Annahmen): Im Leistungsverzeichnis sind 300 m² Kalksandsteinmauerwerk 17,5 cm ausgeschrieben. Der Auftraggeber ordnet wegen einer geänderten Tragwerksplanung 24 cm an. Die hinterlegte Urkalkulation weist für die Position aus: 0,90 h/m² bei einem Mittellohn von 52 Euro/h, Stoffkosten 28 Euro/m², Gesamtzuschlag auf die Einzelkosten 22 Prozent. Vertraglicher Einheitspreis damit 91,26 Euro/m².
Nachtragsangebot: Der Auftragnehmer setzt 1,05 h/m² mit 65 Euro/h an, Stoffkosten 41 Euro/m² und 35 Prozent Zuschlag. Neuer Einheitspreis 147,49 Euro/m², Mehrbetrag 56,23 Euro/m², für 300 m² also 16.869 Euro.
Prüfung gegen die Urkalkulation: Zeitansatz 1,05 h/m² und Stoffkosten 41 Euro/m² sind für die dickere Wand plausibel und belegt. Mittellohn und Zuschlag weichen ohne Begründung von der Urkalkulation ab. Mit 52 Euro/h und 22 Prozent ergibt sich ein neuer Einheitspreis von 116,63 Euro/m², Mehrbetrag 25,37 Euro/m², für 300 m² also 7.611 Euro.
Ergebnis: Geprüft sind 7.611 Euro. Der Unterschied von 9.258 Euro beruht allein auf Lohn und Zuschlag. Belegt der Auftragnehmer, dass seine tatsächlich erforderlichen Lohnkosten gestiegen sind, etwa durch eine Tariferhöhung seit Angebotsabgabe, ist der Betrag neu zu bewerten. Ob dann die fortgeschriebene Kalkulation oder die tatsächlich erforderlichen Kosten gelten, ist die Rechtsfrage aus dem Abschnitt oben.
Wenn keine Urkalkulation vorliegt
Ohne hinterlegte Kalkulation bleibt die Prüfung möglich, sie wird nur aufwendiger. Dann fordern Auftraggeber die Preisermittlung für die Bezugsposition nachträglich an und prüfen sie auf Plausibilität, ziehen Vergleichspreise anderer Positionen desselben Angebots heran, holen bei größeren Beträgen Vergleichsangebote ein und verlangen Belege für tatsächliche Kosten. Bei Verträgen nach VOB/B hilft zudem ein Blick in die Angebotsunterlagen: Wer Formblätter 221 oder 223 abgegeben hat, hat Mittellohn und Zuschlagssätze bereits offengelegt.
Häufige Fragen
Eine allgemeine Pflicht dazu enthält die VOB/B nicht. Eine Hinterlegung oder Offenlegung gilt, wenn sie im Vertrag vereinbart ist. Wer einen Nachtrag der Höhe nach geltend macht, muss den Preis aber nachvollziehbar herleiten. Ohne Kalkulationsnachweis lässt sich ein Nachtrag nicht prüfen.
Die Urkalkulation ist die Preisermittlung für das gesamte Angebot zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe. Der Kalkulationsnachweis ist die Preisermittlung für einen einzelnen Nachtrag. Er sollte sich auf die Ansätze der Urkalkulation beziehen oder Abweichungen begründen.
Gemeint sind die Kosten, die für die Leistung bei wirtschaftlicher Ausführung wirklich anfallen, belegt etwa durch Lohnnachweise, Rechnungen und Nachunternehmerangebote, zuzüglich angemessener Zuschläge. Für Mehrmengen nach § 2 Abs. 3 VOB/B hat der BGH diesen Maßstab 2019 angewendet (VII ZR 34/18), beim BGB-Bauvertrag steht er in § 650c Abs. 1 BGB.
Es sind Formblätter aus dem Vergabe- und Vertragshandbuch des Bundes, mit denen Bieter Angaben zur Preisermittlung machen: 221 bei Zuschlagskalkulation, 222 bei Kalkulation über die Endsumme, 223 zur Aufgliederung der Einheitspreise. Sie legen Mittellohn und Zuschlagssätze offen und sind für die Nachtragsprüfung sehr hilfreich.
Fordern Sie die Preisermittlung für die Bezugsposition nachträglich an, ziehen Sie Vergleichspreise aus demselben Angebot heran und holen Sie bei größeren Beträgen Vergleichsangebote ein. Für künftige Verträge lohnt es sich, die Hinterlegung bereits in den Vergabeunterlagen zu regeln.
Nachtrag mit unklarer Kalkulation?
Schicken Sie uns kurz Nachtrag, Leistungsverzeichnis und, falls vorhanden, die Urkalkulation. Sie erhalten eine fachliche Einschätzung zur Prüfbarkeit und zur Höhe.
Einordnung für Ihr Projekt benötigt?
Wenn aus dem Beitrag ein konkreter Prüf- oder Entscheidungsbedarf entsteht, ordnen wir Anlass, Unterlagenlage und den sinnvollen nächsten Schritt ein.