Nachtragsprüfung: Ablauf, Prüfschema und Zuständigkeit
Eine Nachtragsprüfung beantwortet drei Fragen in fester Reihenfolge: Ist das Angebot vollständig und prüfbar, besteht der Anspruch dem Grunde nach, stimmt die Höhe. Nach HOAI gehört das Prüfen und Werten von Angeboten zu geänderten und zusätzlichen Leistungen zur Leistungsphase 7 des Objektplaners, Rechnungsprüfung und Kostenkontrolle zur Leistungsphase 8. Am Ende steht ein Prüfvermerk mit Empfehlung, über den der Bauherr entscheidet.
Nachträge kommen selten einzeln. Auf einer mittleren Baustelle laufen schnell zwanzig oder dreißig Nachtragsangebote auf, manche mit einer Seite Text, manche mit einem Ordner Anlagen. Wer sie ohne festen Ablauf prüft, verliert den Überblick, prüft die Höhe vor dem Grund oder übersieht Leistungen, die längst im Vertrag stehen. Dieser Ratgeber zeigt, wer nach HOAI für die Prüfung zuständig ist, wie ein belastbares Prüfschema aussieht, welche Unterlagen Sie brauchen und was in einen Prüfvermerk gehört. Die Vergütungsfälle der VOB/B im Einzelnen erklärt der Ratgeber Nachtragsmanagement nach VOB/B.
Wer Nachträge prüft
Ist ein Architekt oder Ingenieur mit den Leistungsphasen 7 und 8 beauftragt, liegt ein großer Teil der Nachtragsprüfung bei ihm. In Leistungsphase 7 (Mitwirkung bei der Vergabe) nennt Anlage 10.1 HOAI als Grundleistung das Prüfen und Werten der Angebote zusätzlicher und geänderter Leistungen der ausführenden Unternehmen und der Angemessenheit der Preise. Das Mitwirken bei der Prüfung von bauwirtschaftlich begründeten Nachtragsangeboten, also vor allem von Forderungen aus gestörtem Bauablauf, ist dort eine Besondere Leistung, die gesondert vereinbart und vergütet wird.
In Leistungsphase 8 (Objektüberwachung) gehören die Rechnungsprüfung einschließlich Prüfen der Aufmaße, der Vergleich der Ergebnisse der Rechnungsprüfungen mit den Auftragssummen einschließlich Nachträgen und die Kostenkontrolle zu den Grundleistungen. Die Prüfung endet in beiden Phasen mit einer Empfehlung. Entscheiden und beauftragen muss der Bauherr, es sei denn, er hat ausdrücklich Vollmacht erteilt.
Eine zusätzliche, unabhängige Prüfung ist sinnvoll, wenn Nachträge einen spürbaren Anteil der Auftragssumme erreichen, wenn eine Planungsänderung die Ursache ist und der Planer damit über die Folgen seiner eigenen Planung urteilen müsste, oder wenn kein Planer mit Leistungsphase 8 beauftragt ist, etwa beim GU-Vertrag. Bei größeren Vorhaben übernimmt die Projektsteuerung nach AHO-Heft Nr. 9 die Steuerung des gesamten Nachtragsprozesses.
Prüfschema in fünf Stufen
Jede Stufe hat ein eigenes Ergebnis. Erst wenn eine Stufe geklärt ist, lohnt die nächste.
| Stufe | Leitfrage | Unterlagen | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 1. Eingang | Ist das Angebot vollständig und prüfbar? | Nachtragsangebot, Bezug zur Anordnung, Mengen, Preisermittlung | Prüfbar oder Nachforderung mit Frist |
| 2. Grund: Bausoll | Ist die Leistung wirklich geändert oder zusätzlich? | Vertrag, Leistungsverzeichnis, Vorbemerkungen, Pläne, VOB/C | Mehrleistung ja, nein, teilweise |
| 3. Grund: Anordnung | Wer hat angeordnet, war die Person bevollmächtigt, wurde rechtzeitig angekündigt? | Schriftverkehr, Protokolle, Bautagebuch | Anordnung belegt oder strittig |
| 4. Höhe | Stimmen Mengen, Einzelkosten und Zuschläge? | Kalkulationsnachweis, Urkalkulation, Belege, Vergleichspreise | Geprüfter Betrag mit Kürzungen |
| 5. Bauzeit | Hat die Änderung Folgen für Termine? | Terminplan, Behinderungsanzeigen | Gesondert zu prüfen |
Die Bauzeitfolgen gehören in eine eigene Prüfung, weil sie nach anderen Regeln beurteilt werden. Wie Auftraggeber mit Behinderungen umgehen, beschreibt der Ratgeber Behinderungsanzeige nach § 6 VOB/B.
Das Bausoll bestimmen
Die meisten Streitfälle entscheiden sich an der Frage, was ohnehin geschuldet war. Nach § 2 Abs. 1 VOB/B sind mit den vereinbarten Preisen alle Leistungen abgegolten, die nach Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen, Technischen Vertragsbedingungen und der gewerblichen Verkehrssitte zur vertraglichen Leistung gehören. Bei Widersprüchen gilt die Rangfolge des § 1 Abs. 2 VOB/B: zuerst die Leistungsbeschreibung, dann Besondere, Zusätzliche und Zusätzliche Technische Vertragsbedingungen, danach die VOB/C und zuletzt die VOB/B.
Ein Blick in die VOB/C lohnt fast immer. Die Allgemeinen Technischen Vertragsbedingungen unterscheiden in Abschnitt 4 jeder Norm zwischen Nebenleistungen, die auch ohne Erwähnung zur Leistung gehören, und Besonderen Leistungen, die nur dann geschuldet sind, wenn sie in der Leistungsbeschreibung stehen. Fordert ein Auftragnehmer einen Nachtrag für eine Nebenleistung, fehlt der Grund.
Unterlagen für die Prüfung
- Bauvertrag mit allen Anlagen und Verhandlungsprotokollen
- Leistungsverzeichnis mit Vorbemerkungen und die Pläne, die dem Angebot zugrunde lagen
- Die Anordnung oder Planänderung, auf die sich der Nachtrag stützt
- Nachtragsangebot mit Mengenermittlung und Kalkulationsnachweis
- Urkalkulation oder Formblätter zur Preisermittlung, falls hinterlegt (siehe Urkalkulation beim Nachtrag)
- Bautagebuch, Fotos und Besprechungsprotokolle aus dem betroffenen Zeitraum
- Nachtragsregister mit bereits beauftragten und abgelehnten Nachträgen
Der Prüfvermerk
Der Prüfvermerk ist das Ergebnis der Prüfung und die Grundlage für die Entscheidung des Bauherrn. Er sollte so geschrieben sein, dass ihn ein Dritter, etwa eine Bank, ein Gremium oder später ein Gericht, ohne Erläuterung versteht. Bewährt hat sich dieser Aufbau:
- Nachtragsnummer, Datum des Eingangs, Gewerk, geforderter Betrag
- Kurzbeschreibung der Leistung und Bezug zur Anordnung
- Einordnung: Mengenänderung, geänderte Leistung, zusätzliche Leistung, Leistung ohne Auftrag oder Bauzeit
- Ergebnis dem Grunde nach mit Begründung
- Ergebnis der Höhe nach: geprüfter Betrag, jede Kürzung mit Begründung
- Offene Punkte und Rechtsfragen, die an die Rechtsberatung gehen
- Empfehlung: beauftragen, teilweise beauftragen, ablehnen, Unterlagen nachfordern
Parallel gehört jeder Nachtrag in ein Nachtragsregister mit Status, gefordertem, geprüftem und beauftragtem Betrag. Aus dem Register entsteht die Prognose der Gesamtkosten, die Bauherr und Finanzierer brauchen.
Fristen und Reaktionszeit
Die VOB/B setzt dem Auftraggeber keine feste Frist für die Prüfung eines Nachtrags. Sie verlangt aber, dass der neue Preis bei geänderten Leistungen möglichst vor der Ausführung vereinbart wird (§ 2 Abs. 5 Satz 2 VOB/B), bei zusätzlichen Leistungen möglichst vor Beginn der Ausführung (§ 2 Abs. 6 Nr. 2 Satz 2 VOB/B). Lange Prüfzeiten verlagern den Streit in die Schlussrechnung.
Abschlagsrechnungen werden nach § 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung fällig. Wer Nachtragspositionen in Abschlagsrechnungen findet, sollte bis dahin wissen, ob sie dem Grunde nach anerkannt sind. Beim BGB-Bauvertrag gelten zusätzlich die 30-Tage-Frist des § 650b BGB und die 80-Prozent-Regel des § 650c Abs. 3 BGB für Abschläge. In Verträgen lassen sich verbindliche Prüffristen vereinbaren; das sollten Sie mit Ihrer Rechtsberatung klären.
Typische Fehler bei der Prüfung
- Höhe vor Grund: Wer über Preise verhandelt, bevor geklärt ist, ob überhaupt eine Mehrleistung vorliegt, erkennt den Anspruch faktisch an.
- Nebenleistungen vergütet: Leistungen, die nach VOB/C ohnehin geschuldet sind, werden als Nachtrag bezahlt.
- Minderkosten vergessen: Entfallende Leistungen werden nicht gegengerechnet.
- Bauzeit im Einheitspreis: Zeitabhängige Kosten stecken im neuen Einheitspreis und werden später als Bauzeitnachtrag ein zweites Mal gefordert.
- Freigabe auf Zuruf: Der Polier hört auf der Baustelle „machen Sie mal“, ohne dass jemand mit Vollmacht entschieden hat.
- Anerkennung ohne Umfang: Ein Nachtrag wird „dem Grunde nach“ freigegeben, ohne den Leistungsumfang festzuhalten.
Wer Nachträge strukturiert prüfen lassen will, findet den Ablauf unserer Prüfung auf der Seite Nachtragsmanagement. Für die vertragliche Seite, etwa Vollmachten, Formvorgaben und Prüffristen, gibt es unser Vertragsmanagement.
Häufige Fragen
Das Prüfen und Werten von Angeboten zu zusätzlichen und geänderten Leistungen nennt Anlage 10.1 HOAI als Grundleistung der Leistungsphase 7. Die Prüfung bauwirtschaftlich begründeter Nachtragsangebote, etwa aus gestörtem Bauablauf, ist dort eine Besondere Leistung. Rechnungsprüfung und Kostenkontrolle einschließlich Nachträgen gehören zur Leistungsphase 8.
Die VOB/B nennt keine feste Frist. Der Preis soll aber möglichst vor der Ausführung vereinbart werden, und Abschlagsrechnungen werden binnen 21 Tagen fällig. In der Praxis bewährt es sich, Prüffristen im Vertrag oder im Nachtragsverfahren zu vereinbaren.
Ein verbindliches Muster gibt es nicht. Bewährt hat sich ein Prüfvermerk mit Nachtragsnummer, Leistungsbeschreibung, Einordnung, Ergebnis dem Grunde und der Höhe nach, offenen Punkten und Empfehlung. Den Aufbau finden Sie in diesem Beitrag im Abschnitt Prüfvermerk.
Das hängt von der Vollmacht ab, die der Bauherr erteilt hat. Ohne ausdrückliche Vollmacht prüft und empfiehlt der Architekt, beauftragen muss der Bauherr. Wie weit eine Vollmacht im Einzelfall reicht, klärt Ihre Rechtsanwältin oder Ihr Rechtsanwalt.
Das hängt von Anzahl, Umfang und Unterlagenlage der Nachträge ab. Wir erstellen nach Ihrer Anfrage ein schriftliches Angebot. Ist ein Planer mit Leistungsphase 7 und 8 beauftragt, klären wir vorab, welche Prüfschritte dort schon vertraglich geschuldet sind.
Nachträge auf dem Tisch?
Schicken Sie uns kurz Vertrag, Nachtrag und Leistungsverzeichnis. Sie erhalten eine Einschätzung, wie wir die Prüfung angehen würden.
Einordnung für Ihr Projekt benötigt?
Wenn aus dem Beitrag ein konkreter Prüf- oder Entscheidungsbedarf entsteht, ordnen wir Anlass, Unterlagenlage und den sinnvollen nächsten Schritt ein.