Kalkulation und Nachkalkulation im Bauunternehmen
Volle Auftragsbücher und trotzdem zu wenig Gewinn: Das ist eines der häufigsten Muster, das wir bei Bauunternehmen und Handwerksbetrieben sehen. Die Ursache liegt fast immer in der Kalkulation. Entweder wird zu knapp kalkuliert, oder die Nachkalkulation fehlt komplett. Wer nicht weiß, wo er Geld verliert, kann die Verlustursache nicht abstellen. Dieser Artikel zeigt die fünf typischen Fehler, die Marge kosten, und wie eine systematische Vor- und Nachkalkulation dagegen wirkt.
Warum Kalkulation im Bau mehr als Preisbildung ist
Kalkulation im Bauunternehmen hat zwei Funktionen. Erstens: Den Angebotspreis ermitteln. Zweitens und oft vergessen: Die eigene Leistungsfähigkeit messen. Wer seine Aufwandswerte, Materialverbräuche, Gerätekosten und Gemeinkostenquoten nicht kennt, kalkuliert auf Basis von Hoffnung statt auf Basis von Daten.
In der Praxis sehen wir drei Kalkulationsformen, die aufeinander aufbauen:
- Vorkalkulation (Angebotskalkulation): Wird vor Angebotsabgabe erstellt. Bestimmt den Einheitspreis pro Position auf Basis von geschätzten Aufwandswerten, Materialpreisen, Gerätekosten, Gemeinkosten und Gewinnzuschlag.
- Arbeitskalkulation: Wird nach Auftragserteilung aktualisiert. Berücksichtigt konkrete Nachunternehmerpreise, tatsächliche Einkaufspreise, Planänderungen und Vergabeergebnisse. Ist die Steuerungsgrundlage während der Bauausführung.
- Nachkalkulation: Wird nach Projektabschluss erstellt. Vergleicht die tatsächlichen Kosten pro Position mit den Ansätzen der Vorkalkulation. Zeigt, wo Geld verdient und wo Geld verloren wurde.
Die meisten Bauunternehmen machen die Vorkalkulation ordentlich, weil sie sie für die Angebotsabgabe brauchen. Die Arbeitskalkulation existiert bei vielen nur rudimentär. Und die Nachkalkulation wird in der Mehrzahl der Betriebe nicht oder nur sporadisch durchgeführt. Genau hier entsteht der blinde Fleck.
Die 5 typischen Kalkulationsfehler
Aufwandswerte aus der Tabelle statt aus dem eigenen Betrieb
Viele Kalkulatoren arbeiten mit Standardaufwandswerten aus Tabellen oder Branchenrichtwerten. Das Problem: Diese Werte bilden den Durchschnitt ab, nicht den eigenen Betrieb. Wenn die eigenen Kolonnen langsamer arbeiten als der Branchenschnitt, kalkuliert man sich systematisch unter Wert. Umgekehrt: Wenn die eigenen Leute effizienter sind, verschenkt man Marge, weil der Angebotspreis zu hoch wird und man den Zuschlag nicht bekommt.
Lösung: Eigene Aufwandswerte pro Gewerk und Leistungsart über mindestens 10 abgeschlossene Projekte ermitteln. Dafür braucht man eine saubere Nachkalkulation.
Gemeinkosten pauschal statt differenziert
Baustellengemeinkosten (BGK) werden oft als Pauschale angesetzt: 12% auf die Herstellkosten oder ein fixer Betrag pro Monat. In der Realität schwanken die BGK massiv je nach Projekttyp. Ein Sanierungsprojekt in bewohntem Zustand hat erheblich höhere Logistik-, Schutz- und Koordinationskosten als ein Neubau auf freiem Feld. Wer diese Unterschiede nicht differenziert, subventioniert komplexe Projekte mit den Margen aus einfachen.
Lösung: BGK pro Projekt individuell kalkulieren. Baustelleneinrichtung, Vorhaltung, Baustrom, Bauwasser, Entsorgung, Sicherung und Baustellenleitung als Einzelpositionen erfassen.
Materialverluste und Verschnitt nicht eingepreist
In der Vorkalkulation steht: 100 m² Fliesen. In der Ausführung werden mehr Mengen benötigt, weil Verschnitt, Bruch und Anschnitte anfallen. Bei Dämmstoffen, Trockenbau, Verrohrung und Elektroleitungen kann der reale Verbrauch deutlich über dem theoretischen Bedarf liegen. Wer diese Differenz nicht kalkuliert, gefährdet die Marge.
Lösung: Materialzuschläge aus der Nachkalkulation ableiten und als gewerketypische Prozentsätze in die Vorkalkulation einfließen lassen.
Nachunternehmerpreise blind übernehmen
Der Nachunternehmer bietet 48 EUR/m² für die Malerarbeiten an. Der Kalkulator übernimmt den Preis und schlägt 10% Gewinn drauf. Das Problem: Er prüft nicht, ob die 48 EUR/m² tatsächlich den vereinbarten Leistungsumfang abdecken. Häufig fehlen in den NU-Angeboten Positionen wie Untergrundvorbereitung, Abklebarbeiten, Entsorgung oder zweiter Anstrich. Die Nachforderung kommt dann während der Ausführung.
Lösung: NU-Angebote systematisch gegen das eigene Leistungsverzeichnis abgleichen. Jede Position im LV muss im NU-Angebot abgedeckt sein. Fehlende Positionen vor Vergabe klären.
Keine Nachkalkulation, keine Lernkurve
Der häufigste und teuerste Fehler: Es wird nicht nachkalkuliert. Das Projekt ist abgeschlossen, die Schlussrechnung gestellt, der Betrieb geht zum nächsten Auftrag über. Niemand schaut sich an, ob die kalkulierten Aufwandswerte gestimmt haben, ob die Materialverbräuche im Rahmen waren und wo genau Marge verloren ging. Das bedeutet: Der gleiche Fehler wird beim nächsten Projekt wiederholt. Und beim übernächsten.
Lösung: Nachkalkulation als festen Prozessschritt nach jedem Projektabschluss etablieren. Mindestens die 10 größten Positionen pro Projekt im Soll-Ist-Vergleich prüfen.
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Erstgespräch vereinbarenNachkalkulation in der Praxis: So funktioniert der Soll-Ist-Vergleich
Eine brauchbare Nachkalkulation braucht keine komplexe Software. Sie braucht drei Dinge: die ursprüngliche Kalkulation (Soll), die tatsächlichen Projektkosten (Ist) und die Disziplin, beides systematisch gegenüberzustellen.
Schritt 1: Kostenpositionen strukturieren
Nachkalkulation funktioniert nur, wenn die Kostenstruktur in Vor- und Nachkalkulation identisch ist. Das bedeutet: Die gleichen Kostenarten (Lohn eigen, Lohn NU, Material, Geräte, BGK) und die gleiche Gliederungstiefe (nach Gewerk, nach LV-Position oder nach Abschnitt).
Schritt 2: Ist-Daten erfassen
Die Qualität der Nachkalkulation steht und fällt mit der Datenerfassung während der Ausführung. Entscheidend sind: tägliche Stundennachweise pro Mitarbeiter und Gewerk, Lieferscheine und Rechnungen pro Gewerk, Nachunternehmerabrechnungen und Geräte- und Maschinenkosten (Miete, Vorhaltung, Kraftstoff). Wenn diese Daten nicht projektbezogen erfasst werden, ist eine Nachkalkulation nicht möglich.
Schritt 3: Soll-Ist-Abgleich durchführen
Pro Gewerk oder Hauptposition: Was war kalkuliert (Stunden, EUR), was wurde tatsächlich verbraucht: Die Differenz in Prozent zeigt die Abweichung. Abweichungen über 10% nach oben oder unten erfordern eine Ursachenanalyse.
Beispiel: Soll-Ist-Vergleich Rohbau (Gewerk Mauerwerk)
In diesem Beispiel wurde das Gewerk Mauerwerk mit über 5.000 EUR Verlust abgeschlossen. Die Ursachenanalyse zeigt: Die Aufwandswerte waren zu optimistisch kalkuliert (0,8 Std./m² statt real 0,95 Std./m²), und der Verschnitt bei Mauersteinen lag über dem Ansatz. Ohne Nachkalkulation wäre dieser Verlust unsichtbar geblieben und hätte sich bei den nächsten 10 Projekten wiederholt.
Typische Ergebnisse aus der Nachkalkulation
Aus unserer Beratungspraxis sehen wir bei Bauunternehmen, die erstmals systematisch nachkalkulieren, häufig wiederkehrende Muster. Die Werte sind Beispiele aus typischen Soll-Ist-Abweichungen, keine belastbare Prognose für jeden Betrieb:
- Lohnstunden liegen über der Vorkalkulation. Häufige Ursachen: Rüstzeiten, Anfahrten, Wartezeiten auf Material, Nacharbeiten und fehlende Arbeitsvorbereitung.
- Materialkosten liegen über dem Ansatz. Häufige Ursachen: Verschnitt, Bruch, Diebstahl, Preisänderungen zwischen Kalkulation und Einkauf.
- Nachunternehmerkosten liegen über dem Vergabepreis. Häufige Ursachen: Nachträge des NU, unvollständige LV-Positionen, nicht vereinbarte Nebenleistungen.
- BGK liegen über dem Pauschalansatz. Häufige Ursache: Bauzeit länger als geplant, dadurch höhere Vorhaltungskosten, längere Baustellenleitung, mehr Baustrom und Bauwasser.
In Summe bedeutet das: Ein Betrieb, der mit 5% Gewinnzuschlag kalkuliert, liegt nach Berücksichtigung der realen Kostenabweichungen bei vielen Projekten im Minus. Und merkt es nicht, weil er nicht nachkalkuliert.
Kalkulationsstruktur für Bauunternehmen
Eine saubere Kalkulationsstruktur nach dem Prinzip der Zuschlagskalkulation sieht so aus:
Einzelkosten der Teilleistungen (EKT)
= Lohn + Material + Geräte + Nachunternehmer + Sonstige
+ Baustellengemeinkosten (BGK)
= Baustelleneinrichtung + Vorhaltung + Baustrom/-wasser + Baustellenleitung + Entsorgung + Sicherung
+ Allgemeine Geschäftskosten (AGK)
= Büromiete + Verwaltung + GF-Gehalt + Versicherungen + IT + Fuhrpark
+ Wagnis und Gewinn (W+G)
= Risikovorsorge + Unternehmerlohn + Kapitalverzinsung
= Angebotsendsumme (netto)
Die häufigste Schwachstelle: AGK werden als Prozentsatz auf die EKT gerechnet, ohne zu prüfen, ob die tatsächlichen AGK durch das Auftragsvolumen gedeckt sind. Wenn ein Betrieb mit 8% AGK kalkuliert, aber real 12% hat, frisst die Differenz den Gewinn.
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Beratungsgespräch anfragenCheckliste: Kalkulation und Nachkalkulation einführen
- Kostenarten definieren: Lohn eigen, Lohn NU, Material, Geräte, BGK, AGK. Einheitliche Struktur für Vor- und Nachkalkulation festlegen.
- Stundennachweise einführen: Tägliche Erfassung pro Mitarbeiter, Gewerk und Projekt. Ohne Stundennachweise keine Nachkalkulation.
- Lieferscheine projektbezogen ablegen: Jeder Lieferschein wird dem Projekt und Gewerk zugeordnet. Keine Sammelbestellungen ohne Projektzuordnung.
- Nachunternehmer-Abrechnungen sofort prüfen: NU-Rechnungen mit dem Vergabepreis abgleichen. Abweichungen sofort klären.
- Nachkalkulation als Termin einplanen: 4 Wochen nach Projektabschluss fester Termin für den Soll-Ist-Vergleich. Verantwortlichen bestimmen.
- Aufwandswerte aktualisieren: Ergebnisse der Nachkalkulation in die eigene Aufwandswert-Datenbank zurückspielen. Nach 10 Projekten hat man belastbare Eigenleistungswerte.
- Quartalsweise BGK und AGK prüfen: Stimmen die Pauschalansätze mit der Realität überein? Wenn nicht: Kalkulationsansätze korrigieren.
Häufige Fragen
Die Vorkalkulation basiert auf Annahmen: geschätzte Aufwandswerte, angenommene Materialpreise, geplante Gerätezeiten. Ob diese Annahmen in der Realität gehalten haben, zeigt erst die Nachkalkulation. Ohne diesen Abgleich fehlt die Rückmeldung an die eigene Kalkulationsabteilung. Wiederholte Fehleinschätzungen bleiben unsichtbar und fressen Marge.
Mindestens nach jedem abgeschlossenen Projekt. Bei größeren Vorhaben (ab ca. 500.000 EUR Auftragssumme) empfiehlt sich eine begleitende Nachkalkulation in Abschnitten, z. B. nach Rohbau, nach Ausbau und nach Fertigstellung. So können Abweichungen frühzeitig erkannt und bei Folgeprojekten korrigiert werden.
Gemeinkosten der Baustelle (Baustelleneinrichtung, Vorhaltung, Entsorgung), Materialverluste und Verschnitt, Rüstzeiten und Umbaupausen, Nacharbeiten und Mängelbeseitigung vor Abnahme sowie interne Fahrzeiten und Logistik. Diese Positionen tauchen in der Vorkalkulation oft pauschal auf, aber in der Realität liegen sie regelmäßig über den Ansätzen.
Die Kosten hängen vom aktuellen Reifegrad der internen Prozesse ab. Für kleinere Betriebe (5 bis 20 Mitarbeiter) ist oft ein Tagesworkshop mit anschließender Vorlage ein sinnvoller Einstieg. Größere Unternehmen profitieren von einer Anbindung an die Bausoftware und einer regelmäßigen Begleitung durch einen externen Controller.
Die Arbeitskalkulation entsteht vor oder während der Ausführung: Sie passt die Vorkalkulation an den tatsächlichen Bauablauf an, z. B. nach Vergabe an Nachunternehmer oder nach Planänderungen. Die Nachkalkulation erfolgt nach Abschluss des Projekts und vergleicht die tatsächlichen Kosten mit den ursprünglichen Ansätzen. Beide sind wichtig, aber die Nachkalkulation liefert den echten Soll-Ist-Vergleich.
Typische Warnzeichen: Die Auftragsbücher sind voll, aber der Gewinn bleibt niedrig. Nachunternehmerpreise liegen regelmäßig über den eigenen Kalkulationsansätzen. Einzelne Gewerke rutschen immer wieder ins Minus, ohne dass die Ursache analysiert wird. Regieleistungen werden nicht erfasst. Stundennachweise fehlen oder werden nicht systematisch ausgewertet.
Ja. Ein externer Blick kann Vergleichswerte und Struktur in die Analyse bringen und blinde Flecken sichtbar machen, die intern nicht hinterfragt werden. Typische Ansatzpunkte sind: Aufwandswerte plausibilisieren, Gemeinkosten neu strukturieren, Nachunternehmerpreise einordnen und eine Nachkalkulationsroutine einführen, die tatsächlich gelebt wird.
Verbreitete Lösungen sind BRZ, Nevaris, Auer Success, Arriba und California. Entscheidend ist nicht die Software, sondern ob die Prozesse dahinter funktionieren. Ein Unternehmen, das keine saubere Nachkalkulation in einer Tabelle hinbekommt, wird auch mit teurer Software keine besseren Ergebnisse erzielen. Der Prozess muss vor dem Tool stehen.
Nachkalkulations-Vorlage als PDF
Strukturiertes Formular für den Soll-Ist-Vergleich: Projektdaten, Kostenvergleich, Kennzahlen und Lessons Learned auf zwei Seiten.
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