Ein Soll-Ist-Stundenvergleich stellt die kalkulierten Stunden (Soll) den tatsächlich aufgewendeten Stunden (Ist) gegenüber. Das klingt simpel, und das ist es auch. Aber die Wirkung ist erheblich, weil die meisten Betriebe heute ohne diesen Vergleich arbeiten.
Ohne Soll-Ist-Vergleich weiß der Geschäftsführer am Projektende nur: Hat das Projekt insgesamt Geld verdient oder nicht? Er weiß aber nicht, wo die Stunden geblieben sind. War die Kalkulation zu knapp- War die Montage ineffizient- Gab es Wartezeiten- Lag es am Material, an der Planung oder an der Mannschaft?
Mit Soll-Ist-Vergleich wird aus einer Gesamtzahl ein differenziertes Bild. Und aus diesem Bild lassen sich Maßnahmen ableiten, die die nächsten Projekte besser machen.
Der Aufbau ist in drei Schritten möglich, ohne Software, ohne externe Berater, ohne Investition:
Jede Kalkulation enthält Stundenansätze. Diese Stunden werden pro Leistungsposition oder Montagepaket übernommen. Wenn die Kalkulation nur Gesamtstunden enthält, werden sie auf die wesentlichen Arbeitspakete aufgeteilt. Fünf bis acht Pakete pro Projekt reichen.
Jeder Mitarbeiter ordnet seine Stunden einem Projekt und einem Montagepaket zu. Das dauert zwei Minuten am Ende des Arbeitstags. Keine minutengenaue Erfassung, keine Einzeltätigkeiten. Nur: Wie viele Stunden habe ich heute für welches Paket gearbeitet?
Einmal pro Woche werden Soll und Ist gegenübergestellt. Die Übersicht zeigt: Welche Pakete liegen im Plan? Wo gibt es Abweichungen? Wie groß ist die Abweichung?
| Montagepaket | Soll-Stunden | Ist-Stunden (KW 20) | Abweichung | Ursache |
|---|---|---|---|---|
| Unterkonstruktion | 120 | 135 | +12,5% | Vorleistung Estrich nicht planeben, Nacharbeit |
| Fassadenelemente EG | 80 | 74 | -7,5% | Im Plan |
| Fassadenelemente OG | 80 | 95 | +18,8% | Kranstellung nicht verfügbar, 2 Tage Wartezeit |
| Dachanschlüsse | 40 | 42 | +5,0% | Im Plan |
| Restarbeiten / Mängel | 20 | 38 | +90,0% | Maßfehler in Werkstattzeichnung, Nachfertigung |
Aus dieser einfachen Tabelle lassen sich drei Maßnahmen ableiten: Vorleistungsprüfung vor Montagebeginn einführen (Paket 1), Kranstellung als Meilenstein im Terminplan verankern (Paket 3) und Werkstattzeichnungen vor Fertigung prüfen lassen (Paket 5). Ohne den Vergleich wäre die Erkenntnis nur: Das Projekt hat 44 Stunden mehr gebraucht als geplant.
Rechenbeispiel: Ein Betrieb mit 2,5 Mio. EUR Umsatz und durchschnittlich 55 EUR/Stunde Kalkulationsstundensatz hat bei einer systematischen Überschreitung von 12% einen Margenverlust von rund 33.000 EUR pro Jahr. Wenn der Soll-Ist-Vergleich die Überschreitung auf 5% reduziert, sind das 19.000 EUR mehr Deckungsbeitrag.
Die Abweichung selbst ist nur die halbe Information. Entscheidend ist die Ursache. Ohne Ursachenanalyse wird aus dem Soll-Ist-Vergleich eine reine Dokumentation, aber keine Verbesserung.
In der Praxis lassen sich die Ursachen in fünf Kategorien einteilen:
| Ursache | Beispiele | Verantwortlich | Gegenmaßnahme |
|---|---|---|---|
| Wartezeiten | Fehlende Vorleistungen, Material nicht da, Kran nicht verfügbar | Projektleitung / AV | Vorleistungsprüfung, Freigabekalender |
| Nacharbeit | Falsche Maße, fehlerhafte Pläne, Qualitätsmängel | Werkstatt / Planung | Prüfroutine vor Fertigung |
| Mehrfahrten | Unvollständige Klärung, fehlende Teile, Teillieferungen | AV / Einkauf | Vollständigkeits-Check vor Montage |
| Kalkulationsfehler | Stunden zu knapp angesetzt, Komplexität unterschätzt | Kalkulation | Aufwandswerte anpassen |
| Baustelle | Unvorhergesehene Hindernisse, Wetter, Zugangsprobleme | Nicht steuerbar | Dokumentation für Nachtrag |
Die erste Kategorie (Wartezeiten) ist in den meisten Betrieben der größte Posten. Und sie ist gleichzeitig am besten steuerbar, weil die Ursachen in der eigenen Organisation liegen.
Der wertvollste Effekt des Soll-Ist-Vergleichs zeigt sich erst nach mehreren Projekten. Wenn die Ist-Stunden systematisch ausgewertet werden, entstehen belastbare Aufwandswerte. Diese ersetzen schrittweise die Erfahrungswerte, mit denen heute kalkuliert wird.
Ein Beispiel: Wenn ein Metallbaubetrieb bei Fassadenmontagen in fünf aufeinanderfolgenden Projekten eine durchschnittliche Abweichung von +14% bei der Unterkonstruktion feststellt, ist der Kalkulationsansatz offensichtlich zu knapp. Eine Korrektur von 120 auf 137 Stunden für vergleichbare Positionen verbessert die Trefferquote aller zukünftigen Angebote.
Umgekehrt zeigen Positionen, die regelmäßig unter dem Soll-Wert liegen, dass der Betrieb dort effizient arbeitet. Diese Erkenntnis ist genauso wertvoll: Sie zeigt, wo die Stärke liegt.
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Gespräch vereinbaren →Die größte Hürde beim Soll-Ist-Vergleich ist nicht die Technik, sondern die Akzeptanz. Monteure befürchten Kontrolle. Projektleiter befürchten, dass ihre Abweichungen sichtbar werden. Beide Befürchtungen sind verständlich und müssen adressiert werden.
Was funktioniert:
Ein Metallbaubetrieb im Rhein-Main-Gebiet mit 18 Mitarbeitern und 2,8 Mio. EUR Umsatz hat den Soll-Ist-Vergleich schrittweise eingeführt. Die Ausgangssituation: Der Geschäftsführer wusste am Jahresende, dass die Gesamtmarge gepasst hat, aber bei einzelnen Projekten fehlte die Transparenz.
Nach sechs Monaten mit Soll-Ist-Erfassung für alle Projekte über 50.000 EUR zeigte sich ein klares Muster:
Drei Maßnahmen folgten: Vorleistungsprüfung eine Woche vor Montagebeginn, Gegenprüfung der Werkstattzeichnungen durch den Projektleiter und Anpassung der Kalkulationsansätze. Nach einem weiteren Halbjahr lag die durchschnittliche Abweichung bei 6% statt vorher 14%.
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